Ficheros contables, ¿Obligación de entrega?
Desde otra asesoría nos solicitan la copia de seguridad de nuestro programa informatico de nuestro excliente, según ellos por Ley (Ley 58/2003 art.29). Nosotros hemos entregado los libros contables y toda la documentación. Además de todos los ficheros tanto en formato pdf como excel. Pero no nuestra Copia de Seguridad porque entendemos que es nuestra. ¿Hay obligación de entrega?
En mi caso se nos dio una situación similar, con un grupo importante de empresas, en aquel momento llevábamos unas 75 empresas del mismo grupo, que dicho sea de paso, estaba asesorado por Garrigues en aquel momento. Nos solicitaron lo mismo que a tu asesoría, las copias de seguridad de los ejercicios contables. Efectivamente la información contable con la trabajamos las asesorías, es propiedad del cliente, no siendo así ni el software que utilizamos, al igual que no lo son los soportes (ordenadores) en los que guardamos dicha información. Por tanto, nosotros entendimos que de facilitarles estas copias de seguridad, además de la información (que era suya) le estábamos facilitando el know how de nuestra empresa, puesto que teníamos implementados infinidad de automatismos (asientos contables predefinidos, informes configurados por nosotros en el software que usábamos, etc...) que facilitarían en gran medida el trabajo a nuestros competidores (la asesoría que prestaría el servicio desde aquel momento). Conclusión, que no nos negábamos a facilitarles la información fiscal a la que tenían derecho, libros diarios, mayor, balances etc... pero de ningún modo le íbamos a facilitar nuestro know how. Como te he indicado era un grupo bastante fuerte, asesorado en aquel momento por Garrigues, si hubiesen visto la mas mínima posibilidad de éxito en sus exigencias, no cabe duda que las hubiesen exigido judicialmente, cosa que no hicieron.
¡Gracias!
Estamos en la misma situación que vosotros, espero que no acabe en demanda, aunque la otra asesoría empeñada esta. Ya veremos.
1 respuesta más de otro experto
Esta es una cuestión compleja y no clara. No solo por lo indicado en esta Ley 58/2003, como por la legislación de protección de datos personales, incluso por la de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
En nuestra opinión, ustedes pueden y deben conservar durante 10 años los documentos o programas/archivos informáticos, de los trabajos realizados. Pero bloqueados, para que no puedan se utilizados mas que en el ejercicio de sus propios derechos, como ante una reclamación judicial o organismos de la administración.
Si ustedes entregan originales y copia de todos los documentos contables, libros, etc... en papel o formato informático, en nuestra opinión, no tienen porque aportar copia de seguridad de su sistema informático, si no lo consideran oportuno. Si deberían tener un documento de entrega de la documentación firmado.