I. Hola Compañera, muchas gracias por su amabilidad :) lamento no saber atenderle como merece, pero si lo desea podríamos intentar trasladar su consulta a un experto del ámbito.
Gracias a tres páginas tuve la suerte de leer una serie de 'funciones'/tareas a desempeñar siendo recepcionista, imagino que la mayor parte de ellas ya las conocerá pero es todo lo que puedo comentarle en este momento, si bien quisiera continuar buscando. Mucho ánimo y suerte.
- Recibir las visitas, ya sean clientes, empleados, socios o proveedores.
- Orientación al cliente.
- Gestión de agenda y de datos
- Atender y recibir llamadas telefónicas. Además, de desviar llamadas al departamento o persona que corresponda.
- Llevar a cabo una lista cronológica de todo lo que pasa en la empresa en un documento llamado Libro de Incidencias.
Creación de agendas y organización del día a día de la recepción.
Apoyo en funciones administrativas, gestión de bases de datos e inventario de oficina.
Comunicación con el equipo de seguridad, departamento de limpieza u otros equipos de limpieza en establecimientos hoteleros o corporativos.
Salidas de clientes en casos de recepcionista de hotel o atención en agencia de viajes.
Realizar un seguimiento de las tareas de limpieza y de los desperfectos en la empresa.
- Responder y enviar emails.
- Aclarar dudas a los clientes. De hecho, el/la recepcionista debe tener una gran conocimiento sobre el funcionamiento, política y valores de la empresa. Aspectos como conocer todos los servicios, los productos, las tarifas, la agenda del personal o las funciones de cada trabajador, pueden ser sumamente necesarios para resolver las dudas de los clientes en el día a día.
- Atender reservas o citas.
- Acompañar o dirigir a las personas cuando lleguen al lugar.
- Recibir y repartir la correspondencia y la paquetería que llegue a la empresa.
- Mantener un control de los individuos que entran y salen en las instalaciones. Además, en ocasiones pueden utilizar las cámaras de vigilancia o radiotransmisores para ponerse en contacto con el equipo de seguridad si fuera necesario.
- En hoteles o apartamentos turísticos el recepcionista debe manejar un sistema informático de gestión donde se lleva un registro del estado del hotel, los clientes, el control del check in y check out, las habitaciones libres, las reservas, entre otros detalles importantes para la gestión diaria del negocio