¿Kilometraje y dietas en nomina?

Somos un Asoc. Sin animo de lucro, y según nuestro convenio que es el de oficinas y despachos, a nuestros trabajadores se les está pagando a 0,23?/Km., y dietas a parte. Los Km. Se justifican por mes con el desglose en una tabla: destino, motivo del viaje, y Km., y las dietas mediante los tickets de restaurantes, parking, etc.
Estos Km. Y dietas, se pagan mediante transferencia con esto conceptos, no están incluidos en nómina, por lo tanto no se está cotizando por ellos, pero desconocemos si estamos cometiendo algún error fiscal, o deberían de ir incluidos en nóminas y sujetos a cotización. Y en el caso de seguir haciéndolo así, ¿qué problema podemos tener?
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El Reglamento del IRPF, en su art.9 se establece que:
Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
- Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. (Sería los justificantes que aportáis motivados por la acción concreta del desplazamiento).
Por tanto, podemos decir que los gastos de locomoción o kilometraje están exentos de cotización y tributación salvo que excedan de los límites mencionados, y que el exceso estará sujeto a retención y a cotización de la misma forma que el resto de remuneraciones.
Cabe añadir que, pese a su exención, debe informarse a Hacienda de los importes exentos que se abonen a los trabajadores en concepto de gastos de locomoción. Esto se hará en el Resumen Anual, modelo 190, bajo la clave L01, de dietas y asignaciones para gastos de viaje.
Los importes que excedan de los límites reglamentarios se informarán bajo la clave A, junto con el resto de rendimientos del trabajo por cuenta ajena. Con la misma separación aparecerán en el certificado de retenciones que la empresa entregue a sus trabajadores con ocasión de la campaña de la Declaración de la Renta.
Para los gastos de Manutención, estarán exentos los siguientes:
Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente. Si se pernocta fuera del municipio, los gastos de estancia los que se justifiquen (hoteles, alquiler vivienda,...) y por manutención 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
El problema que existiría de no aplicar correctamente la ley, sería que en caso de inspección procedieran a regularizar la situación real de cada trabajador motivado por los excesos de dietas que no se ha practicado retención y no se ha cotizado por ello.
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Las dietas y kilometraje no cotizan a seguridad social, puesto que son gastos ya realizados, no rendimientos laborales, pueden aparecer en nómina o no, pero si aparecieran no tendrían retención alguna ni sumarían en vuestra base de cotización. La empresa actúa bien haciendo transferencia para justificar los pagos. Estáis dentro de lo legal.

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