KPI'S Departamento de Finanzas, ¿Contabilidad y Tesorería?
En mi empresa queremos poner unos KPI's para nuestro departamento. Pero por más que pienso y pienso, no se me ocurren que indicativos, pueden ser relevantes de cara a tener unos incentivos.
¿Alguien qué haya estado o esté con el mismo problema me puede dar ideas?
2 respuestas
Como toda acción de mejora de la gestión requiere una planificación, y la implantación de un sistema de indicadores no es tarea sencilla como pueda parecer a primera vista, sobre todo porque no es conveniente poseer índices o ratios exclusivos, de forma parcializada, unos departamentos sí y otros no..., ya que la información que aporta un indicador surge de la interrelación de los resultados que arrojan el conjunto de actividades o procesos.
Por tanto, no es posible precisar qué tipo de indicadores serían los más adecuados para analizar la situación de las distintas áreas, actividades o procesos que se producen en la empresa, sin conocer el objeto social de la empresa ni su actividad económica.
Dado que se apunta que sería en el seno de un departamento financiero, un primer dato para el conocimiento funcional de las actividades que desarrolla la organización está basado en el tiempo que tarda en completarse un ciclo entero de negocio (período de maduración). Es fundamental para efectuar previsiones de tesorería, elaborar presupuestos y conocer la estructura financiera.
A partir de esta idea clara en un departamento financiero, se inicia la planificación del sistema de indicadores de acuerdo a los siguientes tres grandes grupos de indicadores financieros:
- Ratios de solvencia: apalancamiento, liquidez...
- Ratios de rotación: clientes, proveedores, inventario...
- Ratios de rentabilidad: beneficio según recursos propios, según ventas, según compras...
Para ello es preciso lógicamente conocer el umbral de rentabilidad y la rentabilidad de las inversiones, si queremos hablar en términos de solvencia, liquidez, endeudamiento, rentabilidad económica, financiación propia o fondo de maniobra.
No siempre un departamento financiero debe crear los indicadores para sí mismo, sino que debe participar en crear el sistema de indicadores que afectan a otras áreas departamentales, por ejemplo:
- Significado de las compras respecto a las ventas.
- Significado de los costes departamentales respecto al valor total de ventas.
- Importe medio de las compras/ventas por pedido.
- Número medio de pedidos por proveedor.
- Rotación del stock.
- Relación existente entre devoluciones y, bien compras (proveedores) o bien ventas (clientes)
- Porcentaje de activos financiados a largo plazo, corto plazo o crédito comercial.
Por último, y en función de la actividad económica de la que se trate, es conveniente ampliar el sistema de indicadores diferenciando los exclusivos del departamento financiero, pero a su vez los adjudicados al área de aprovisionamiento, al de gestión de existencias, al de almacenamiento o al de distribución. Adjudicación que requiere un proyecto de implantación.
Un saludo.
Félix Sánchez
606632467.
Normalmente en los departamentos contables o de finanzas que yo conozco, se funciona con estadísticas. Cada puesto tiene unos objetivos que cumplir, que juntos hacen un todo y una estadística general. El director financiero funciona con las estadísticas de ingreso bruto, ingreso a través de inversiones, deudas por cobrar, deudas por pagar, beneficios y remanente. Que se sacan mensualmente o incluso por semanas. Cada puesto por debajo tiene sus propias sub estadísticas. Y se premia en base a conseguir superar la estadística anterior. Luego ya se pueden poner juegos entre departamentos y demás. Pero en eso entra ya la imaginación de cada cual
El problema es que tenemos las funciones muy segmentadas, cada persona tiene sus funciones, y en muchas ocasiones no solo dependen de ellos mismos, sino de terceros. En principio esas funciones en las que se depende de terceros no son susceptibles de ser indicadores, puesto que no se depende de uno mismo para mejorar el rendimiento.... Por eso, estaba solicitando ejemplos, ideas para poder poner en practica este sistema.
Gracias.
Casi todas las funciones dependen de otros, aún así se pueden diferenciar y medir. Pon un ejemplo concreto de una función y un puesto poder decirte algo más
Por ejemplo:
Cierre de facturación (dependo de que los operativos terminen de facturar), conciliación y cuadre de cuentas entre delegaciones (dependo de que los operativos validen las facturas y las personas encargadas de contabilizar facturas las contabilicen), conciliación y cuadre de cuentas entre empresas del grupo (igual que el anterior), Contabilización de amortizaciones de activos fijos (dependo de mi mismo), Conciliación y cuadre de cuentas bancarias (dependo de que las personas que contabilizan bancos, lo hagan correctamente y en tiempo), Asignación y control de riesgos con clientes (dependemos de que el departamento comercial analice los casos de los clientes y le asignen nuevos riesgos).... Reclamación de deuda vencida (dependemos de nosotros y de que el cliente haga caso)
Por poner un pequeño ejemplo. No se si te sirve.
En los casos de matices y filiales que conozco, las estadísticas se hacen por partículas terminadas. Se pone una fecha tope para cada departamento, facturas emitidas, asientos contabilizados, riesgos asignados, etc etc y se miden por semanas, si la fecha es cercana, por días. Se " compite entre departamentos" y por cada día ganado antes de la fecha límite de cada uno, se da un incentivo. Al mismo tiempo se crea un departamento temporal, con una persona o tres, dependiendo del volumen, que se encargan de detectar errores por si posts acortar días, se hacen cosas raras.
Esto normalmente, en un departamento financiero grande, se hace sobre el mes de noviembre, el golpe fuerte. Pero se mantiene mensualmente para la presentación de impuestos corrientes. No se si te sirve de algo