Perfil de un auditor nocturno en un hotel: funciones y campo de trabajo

No es necesario que sea un COntador, pero si que tenga mucha experiencia e el área contable y en hoteleria.
Acá te paso algo de información técnica sobre auditor nocturno que encontré en una página de internet.
La reconciliación consiste en verificar que los totales departamentales reportados como cargos hayan sido correctamente posteados a los folios de los huéspedes. Por lo general la fuente de errores son los posteos realizados en el front desk a los folios de los huéspedes, o posteos incorrectos en los PUES.
El auditor nocturno cuando utiliza la máquina posteadora correrá el D-Report. Este reporte muestra las totales cargados a los folios de los huéspedes por departamento. Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha posteos incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el D-Report por lo menos 3 veces durante la auditoría nocturna.
En la modalidad PMS, la opción de totales departamentales reportará el total de ventas a crédito por departamento. Estos totales son comparados con la información de posteo recibida del sistema PUES.
Otro total departamental debe ser verificado el efectivo que recibe el front office por parte de los huéspedes. A este respecto, las políticas son variadas, algunos hoteles desean centralizar las transacciones en efectivo, y por lo tanto, los cheques de consumo en efectivo se enviarán a la recepción para su posteo. En otros hoteles esta política pudiera ser un gran inconveniente por la lejanía entre el front y centros de consumo.
El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de recepción. Todos los turnos, incluyendo el de auditoría nocturna, deben elaborar este reporte.
En los PMS en la opción de auditoría nocturna, en la opción de cajero reportará la cantidad de efectivo recibida durante el turno. El total de cada turno debe ser verificado contra el total depositado en cada turno.
Reconciliación de Cuentas por Cobrar
El city ledger es una cuenta por cobrar que se mantiene en el front office. Como se ha mencionado, este mayor es una conjunción de las cuentas de clientes que no están registrados (hospedados) en el hotel. Estos clientes pudieron tener privilegios de crédito (cuentas por cobrar a empresas), o bien pudieron haber hecho un depósito por un evento en el futuro. El auditor nocturno tratará estas cuentas como los cuentas del mayor de huéspedes (para los huéspedes registrados). Deberá revisar todos los cargos y verificar su actualización y exactitud. El efectivo recibido de estas cuentas se refleja en el reporte de cajero.
Los valores (saldos) que forman parte del City Ledger son amplios; por ejemplo un hotel que promueve cuentas por cobrar (direct bill) como un servicio a sus huéspedes comerciales puede reflejar altos saldos (como deuda de los clientes). Otras cuentas por cobrar que se mantienen en el front office, es el Maestro de Tarjetas de Crédito (Bancomer, Banamex, Visa, MasterCard, etc.). Dependiendo del tamaño del hotel, los servicios ofrecidos a los huéspedes, y la rapidez con que las agencias de tarjetas de crédito hagan los reembolsos al hotel, este valor (saldo) pude ser también muy alto. Cuando se reciben los pagos de las agencias, por lo general son cheques, el saldo de esta cuenta se disminuye. Volverá a incrementarse cuando se posteen nuevos cargos a los folios de los huéspedes. Por lo general las cuentas se mantienen en el front desk, así cuando llega un cheque el recepcionista o cajero postea la cantidad y calcula nuevamente el saldo de ésta.
El auditor nocturna que usa máquina posteadora verificará las adiciones al city ledger y al maestro de tarjetas de crédito hechas en el día, contra los totales departamentales.
En los PMS, en la opción de city ledger y cuentas por cobrar producirá los reportes de actividad tanto en el city ledger como en el maestro de tarjetas de crédito.
Preparación de el reporte de Auditoría Nocturna.
Este reporte de auditoría se organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. Es importante recalcar que este reporte es una herramienta que provee al hotel de la información financiera diaria del hotel.
Habitaciones e impuestos
Las cantidades de ventas de habitaciones son importantes para el éxito de un hotel. Dicen al gerente qué proporción de ingresos están entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los ingresos de habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas posteadas a los folios de los huéspedes. El auditor nocturna obtiene estos valores de la máquina posteadora o del PMS, activando los totales de venta. Este saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el rack de habitaciones (o en su caso contra el reporte de ocupación). Los impuestos correspondientes se obtienen al activar la función de cargar impuestos. Este valor es necesario para el cobro de impuestos y su reporte.
Ventas totales de restaurante e impuestos
Este total muestra todos las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditoría de los puntos de venta de restaurantes o demás puntos de venta. La cantidad de impuestos se obtiene también de los reportes diarios de ventas.
Propinas de restaurante, room service, banquetes, y bares
Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers ( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out (propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de tarjetas de crédito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total
Room service
Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que es necesario monitorear las cantidades de cerca.
Ventas de banquetes
Los hoteles con un volumen de operación alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. Estas cantidades son el total de los cheques que son cargados a banquetes. El auditor nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.
Ventas de bar de banquetes y bares en general
Esta cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportadas al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoría de las máquinas registradoras.
Renta de espacios
Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.
Valet
Uno de los servicios que un hotel brinda son lavandería y tintorería. Esta cantidad debe ser monitoreada debido a que el hotel paga bajo la premisa a la tintorería o lavandería de "Cuando la ropa se haya regresado". Estos costos más un porcentaje de utilidad son posteadas a los folios de los huéspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de tintorería y lavandería donde registran toda la información. De éste se generan los vouchers para ser cargados a los folios de los huéspedes. El total de los voucher componen el total de valet para la auditoría nocturna.
Cargos por teléfono
El auditor nocturno traslada todos los cargos de teléfono que le pase el área de teléfonos, por medio de vouchers de cargo, a los folios de los huéspedes. En hoteles con PBX con interface al PBX son trasladadas electrónicamente.
Ventas tiendas de regalos e impuestos
La tienda de regalos genera un reporte de ventas que lo envía al front office, las cuales deben ir acompañadas por las cintas de auditoría.
Máquinas de venta
Los hoteles que tienen sus propias máquinas de venta, monitorean la recolección diaria de éstas. Una persona recolecta la cantidad de todas las máquinas y genera el reporte de venta del día.
SPA
Aún cuando el uso de la instalación pueda ser gratuito, algunos productos o servicios pueden venderse. Por lo general estos son cargados a los folios de los huéspedes. Para esto se deberá generar un reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditoría nocturna.
Estacionamiento
Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huéspedes y público en general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crédito. Los huéspedes en el hotel por lo general cargan estas cantidades a sus folios. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentación de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de máquina registradora, vouchers, etc. El auditor nocturno prepara un total de estas cantidades en base a los reportes.
Total de ingresos y total de cancelaciones/amortizaciones
Estas cantidades representan todas las transacciones en efectivo y cargos del día, que han sido reflejadas anteriormente.
A lo largo del día el gerente del front office autoriza paid out (servicios de lavandería, propinas, etc.), descuentos (por cargos en restaurantes o habitaciones), y ajustes (en habitaciones, teléfonos, restaurantes), bajo la modalidad de cancelaciones o amortizaciones a las cuentas de los clientes. Estas cantidades son verificadas con las tirillas autorizadas de paid-out, vouchers, y tirillas de transferencias.
Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por cobrar
El total de ingresos representan tanto efectivo como ventas con cargo a los folios de los huéspedes.
Para las ventas en efectivo se reporta la cantidad por separado, representado esta cantidad los totales reportados y recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se requieren también para justificar el depósito de bancos.
Las ventas con cargo están reflejadas en las "cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huéspedes.
El total de paid-outs, el total de descuentos, y el total de cancelaciones/amortizaciones deben ser restadas a dicha cantidad.(Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy). Esta debe ser igual al D-Report. En caso de que existan discrepancias, se deberá buscar su origen y solucionarlas.
El total de ingresos generados en ésta parte de la auditoría nocturna, es igual a la suma de Paid-outs, ventas en efectivo, y cuentas pendientes por cobrar el día de hoy.
La cantidad que refleje "Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy" se le suma la cantidad de "Cuentas pendientes por cobrar del día de ayer", para obtener el saldo acumulado de cuentas pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes por cobrar)
Tarjetas de crédito, y efectivo aplicado a cuentas por cobrar
A lo largo del día el contralor del hotel puede solicitar a los cajeros o a los recepcionistas, que posteen cheques y efectivo recibido de las agencias de tarjetas de crédito, de cuentas por cobrar a empresas, y cuentas del city ledger. Estos cheques y pagos en efectivo representan cargos por banquetes reservados, rentas de habitaciones, entre otros. Una vez más se actualiza el saldo de cuentas pendientes por cobrar.
Análisis de cuentas por cobrar
El gerente de recepción mantiene y analiza el saldo de cuentas por cobrar. Este indicará la fuente de la cuenta por cobrar -city ledger, cuentas por cobrar a empresas, o diferentes tarjetas de crédito. (Es importante notar aquí que las cuentas del city ledger puedan tener un saldo acreedor, pero puede ser mantenido como una cuenta por cobrar. Por ejemplo, si un huésped paga 150 dólares como depósito de un banquete al futuro, se mantendrá un saldo acreedor en dicha cuenta. Cuando este saldo acreedor es computado con otros saldos deudores, se obtiene el total de saldo deudor). El contralor usará esta información para dar seguimiento a las cuentas (determinar las etapas del ciclo de pago -saldos mayores a 10 días, vencidas a 60 días, etc.) y así poder programar el cobro de cuentas.
Depósitos a bancos y cantidad transferida a Cuentas por Cobrar
El efectivo, los vouchers de tarjetas de crédito, y los cargos recibidos durante el día provenientes de efectivo, cargos, y transacciones de cuentas por cobrar deben ser depositadas en la cuenta bancaria del hotel, o transferidas a la cuenta interna del hotel de cuentas por cobrar. El auditor nocturno debe proveer un resumen de todos estos componentes del depósito de bancos. Los depósitos a bancos son hechos a través del día; todos los totales hacen el "Total de depósitos bancos". Los totales de las tarjetas de crédito son enlistados aquí puesto que bajo algunas circunstancias las tarjetas de crédito son considerados como efectivo. El efectivo y los totales de tarjetas de crédito que han sido depositadas deben ser iguales al total de ventas en efectivo más el efectivo recibido y aplicado a cuentes pendientes por cobrar, menos el total de paid -outs. El total actual de efectivo y de tarjetas de crédito que ha sido reportado en el reporte de cajero, debe ser igual a las cantidades de total de depósitos a bancos. La cantidad transferida a cuentas por cobrar, deberá corresponder (ser igual) a "Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy"
Reporte de caja
En algunos hoteles el recepcionista o el cajero es responsable de recolectar los reportes diarios departamentales. En esos casos el efectivo y vouchers de tarjetas de crédito son sumados al reporte de turno del cajero de recepción. Se incluyen en ese reporte las cantidades de efectivo y cheques de tarjeta de crédito recibidos y aplicados a cuentas por cobrar. Cada reporte de cajero es verificado contra los reportes diarios departamentales, voucher de efectivo y de tarjetas de crédito, y las transacciones en efectivo o cheque que disminuyen el saldo de cuentas por cobrar. Turno.