No ocupar mucho espacio

Cuando abres la bd de correo de notes lo que estas haciendo es abrirla directamente del servidor de notes y no existe un 'enviar recibir' sino que ves el correo directamente.
Con el outlook lo que haces es 'enviar y recibir' el correo, en este momento se descarga del servidor y se baja al pc. Ojo porque mientras el usuario no de enviar y recibir en el outlook, el correo estará en el servidor, por eso te di la 1ª solución.
La otra solución que hablaba sería mediante réplicas pero es un poco rollo para los usuarios, estando más bien enfocada a usuarios que tienen portátiles y necesitan tener una copia del correo en local cuando no están conectados, no por problemas de espacio.
Una tercera solución es utilizar directamente el outlook en los clientes, es decir, no utilizar el cliente notes. El outlook utiliza el protocolo POP para la descarga del correo. Podrías tener el servidor Domino y los clientes outlook, pero no se si es esto lo que quieres. Si el problema inicial era el espacio usa la 1ª solución.
Para configurar el POP3 tienes que hacer lo siguiente:
1) En el servidor lanzar la tarea POP3 poniendo en la linea de comandos de la consola de domino >load pop3
2) Para que esta tarea se active automaticamente cuando se arranque el el servidor deberás agregarla en el notes.ini del servidor en el parametro: ServerTasks=....,pop3
3) En los documentos de cada persona deberás indicar una contraseña para internet (esta la utilizaras para cuando configures las cuentas en outlook)
4) En el outlook crea una cuenta de correo del tipo POP3, en donde el servidor POP3 y el SMTP deberás indicar el nombre netbios de tu servidor notes o bien su dirección IP. En el nombre de usuario poner el nombre completo del usuario notes (pe. Pedro Martinez Lopez) y en la contraseña poner la que indicaste a cada usuario en el paso 3. (el resto de campos los lógicos)

Podrás también decirme como puedo hacer para que me funcione igual que el outlook, que apenas te llegan los correo ya los deposite directamente en la maquina y no en el disco donde esta el lotus...

1) Con el cliente administrador: Asigna a cada usuario una cuota de espacio para su base de datos de correo en el servidor. Esto hará que el servidor avise al usuario de que debe borrar mensajes para poder seguir usando el correo.
2) En cada cliente vamos a hacer una bd de archivado del correo en local: Ir a la bd de correo y en el menu de 'acciones/archivar/parametros' configuramos el plazo en días para archivar los mensajes (dependerá del volumen de correo cada usuario) y muy importante especificar que la bd de archivo la quieres en local.
3) Cuando el servidor avise de que ha alcanzado la cuota asignado o bien cada vez que el usuario lo desee tiene que ir al menu de 'acciones/archivar/archivar ahora'. Esto borra los mensajes del servidor que cumplen los parámetros de archivado y los copia en la bd de archivado del usuario.
4)Para ver los mensajes archivados basta abrir la bd de archivado a la que se puede acceder desde una vista que hay en la propia bd de correo.
Hay alguna otra forma de hacerlo pero creo que esta es la más apropiada.

¿Entonces el lotus notes tiene esa misma opción para descargar en la maquina al igual que el outlook? Bueno eso es lo que entiendo por lo que me contestaste verdad