Campo de totales en access
Tengo un formulario en Access al cual ya le he definido los campos, pero necesito que un campo final contenga la sumatoria de los campos anteriores. ¿Cómo lo hago?
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Respuesta de denciso
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Haber si lo siguiente te ayuda:
Calcular el total u otros valores agregados
Mostrar todo
Ocultar todo
En la vista Diseño
Calcular un total o un promedio en un formulario o informe
Abra un formulario o informe en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Haga clic en la herramienta Cuadro de edición del cuadro de herramientas (cuadro de herramientas: conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño para agregar controles a un formulario, informe o página de acceso a datos. El conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño de página es diferente al disponible en la vista Diseño de formulario e informe.).
Siga uno de estos procedimientos:
Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, agregue el cuadro de texto al encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) O al pie de página del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.).
Para calcular el total general o promedio de todos los registros en un formulario o informe, agregue el cuadro de texto al encabezado o al pie de página del formulario o informe.
Seleccione el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas.
En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Que utilice la función Suma (Sum) para calcular un total o la función Promedio (Avg) para calcular un promedio.
Sugerencia
En una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), también puede hacer clic en el botón Generar a fin de utilizar el Generador de expresiones (Generador de expresiones: herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) Para crear la expresión.
Ejemplo
Este control calcula el total de ventas para cada pedido.
Este control calcula el total de ventas para todos los pedidos del informe.
Notas
El informe Ventas de empleado por país de la base de datos de ejemplo Neptuno tiene un ejemplo de totales de grupo y de total general. Para ver este informe, señale la opción Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Accessy, a continuación, abra el informe Ventas de empleado por país en la vista Diseño.
Cuando calcule un total de un formulario o informe con una función de agregado (función agregada: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) Como Suma (Sum) o una función de agregado de dominio (función de agregado de dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza para calcular estadísticas sobre un conjunto de registros (un dominio).) Como Dsuma (DSum), no puede utilizar el nombre de un control calculado (control calculado: control que se utiliza en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresión.) En la función Suma (Sum). Debe repetir la expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Del control calculado. Por ejemplo:
=Sum([Quantity] * [UnitPrice])
Sin embargo, si tiene un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.) En una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) Base, por ejemplo:
=PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnitario]
puede utilizar el nombre de ese campo en la función Suma (Sum), como se muestra aquí:
=Suma([PrecioExtendido])
Calcular el valor de un porcentaje en un informe
Abra un informe en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Haga clic en la herramienta Cuadro de edición del cuadro de herramientas (cuadro de herramientas: conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño para agregar controles a un formulario, informe o página de acceso a datos. El conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño de página es diferente al disponible en la vista Diseño de formulario e informe.).
Siga uno o ambos procedimientos:
Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en el pie de grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.) Para agregar un cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de grupos.
Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto al pie de informe (pie de informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la parte inferior de una página, como los números de página, fechas y sumas.) Para mostrar el total general.
Elija una o ambas opciones:
Para calcular qué porcentaje supone cada elemento en un total de grupo o de total general, agregue un cuadro de texto a la sección de detalle (sección de detalle: se utiliza para incluir la parte principal de un formulario o un informe. Esta sección suele contener controles enlazados a los campos del origen de registros, aunque también puede contener controles no enlazados, como, por ejemplo, etiquetas para identificar el contenido de un campo.).
Para calcular qué porcentaje supone cada grupo de elementos en el total general, agregue un cuadro de texto al encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) O al pie de página del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.).
Nota Si su informe incluye niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) Múltiples, coloque el cuadro de texto en el encabezado o pie de página del nivel para el que desea que Microsoft Access le calcule un porcentaje.
Seleccione el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas.
En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una expresión que divida el total menor por el total mayor del cual el total menor es una parte.
Sugerencia
En una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), puede hacer clic en el botón Generar para utilizar el Generador de expresiones (Generador de expresiones: herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) Y crear la expresión.
Ejemplo
El porcentaje del total general se calcula...
... Mediante la división del valor del control TotalDiario en la sección de pie FechaEnvío ...
... Por el valor del control TotalGeneral en la carpeta informe.
Establezca la propiedad Formato (Format) del cuadro de texto al valor Porcentaje.
Nota El informe Ventas de empleado por país de la base de datos de ejemplo Neptuno tiene un ejemplo de porcentajes. Para ver este informe, señale la opción Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Accessy, a continuación, abra el informe Ventas de empleado por país en la vista Diseño.
Calcular un total u otros valores de agregado de una página de acceso a datos
Calcular un valor agregado
Cuando el control que se desea utilizar para calcular el valor agregado está incluido ya en la página
Abra la página de acceso a datos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Seleccione el cuadro de texto o el control de span enlazado (control de span enlazado: control que se utiliza en una página de acceso a datos para vincular código HTML con un campo Texto o Memo de una base de datos de Access o a una columna de texto, ntext o varchar de un proyecto de Access. No se puede editar el contenido de un control span enlazado.) Que contiene los valores que desea agregar.
En la barra de herramientas, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione la función de agregado que desee utilizar.
Los resultados que se muestren dependen del tipo de página y del nivel de grupo al que pertenezca el control seleccionado.
Si el control dependiente pertenece a Entonces
Una página no agrupada o el primer nivel de grupo externo de una página agrupada (página de acceso a datos agrupada: página de acceso a datos que tiene dos o más niveles de grupo.) Microsoft Access crea un nuevo nivel de grupo y agrega un control de span enlazado a la sección de pie de este nuevo nivel de grupo.
Un nivel de grupo interno en una página agrupada Access agrega un control de span enlazado a la sección de pie del nivel de grupo primario. Si la sección de pie no se muestra, el control agregado se coloca en la sección de encabezado del nivel de grupo primario.
Nota Las funciones de agregado que se muestren en la lista Autosuma dependen del tipo de datos que desee resumir. Para valores numéricos, puede elegir entre Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst y Cualquiera. Para valores de texto, fecha y hora, puede elegir entre Mín, Máx, Cuenta y Cualquiera.
Cuando el control que se desea utilizar para calcular el valor agregado no está incluido en la página
Este procedimiento no se puede aplicar a páginas no agrupadas. La página no mostrará los valores de detalle del campo utilizado para calcular los valores agregados. Si desea que se muestren valores individuales y agregados, agregue el control dependiente a la página y siga el procedimiento anterior.
Abra la página de acceso a datos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Si no se muestra la lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.), haga clic en Lista de campos en el menú Ver.
En la lista de campos, haga clic en el campo que tenga los valores que desea agregar.
Arrastre el campo hasta la sección de encabezado o pie donde desea que se muestren los valores agregados. Por ejemplo, si la página tiene dos niveles de grupo, Pedidos y Detalles de pedidos, puede arrastrar un campo desde la tabla Detalles de pedidos hasta la sección de encabezado o pie del nivel de grupo Pedidos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para formato .
En el cuadro de diálogo del asistente, seleccione el formato que desee y haga clic en Aceptar.
Microsoft Access crea un control de span enlazado en la sección de destino. El control utilizará la función Suma (Sum) para los valores numéricos y la función Cuenta (Count) para todos los demás tipos de datos.
Calcular subtotales y totales generales
Calcular un total basado en un valor agregado
Seleccione el control agregado y, a continuación, haga clic en Autosuma en la barra de herramientas.
Microsoft Access crea un control de span enlazado (control de span enlazado: control que se utiliza en una página de acceso a datos para vincular código HTML con un campo Texto o Memo de una base de datos de Access o a una columna de texto, ntext o varchar de un proyecto de Access. No se puede editar el contenido de un control span enlazado.) En la sección de pie del siguiente nivel de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) Superior. Si el control agregado pertenece al nivel de grupo más alto, se creará un nivel de grupo nuevo. El nuevo control utilizará la misma función de agregado (función agregada: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) Que el control agregado en el que está basado.
Notas
Puede establecer las propiedades del control agregado, así como mover, cambiar el tamaño o dar formato al control para que tenga el aspecto que desee.
Puede cambiar la función de agregado del control estableciendo la propiedad TotalType del control en la función de agregado que desee. Al cambiar la función de agregado, el alias y el titulo predeterminados del control cambiarán para reflejar la función de agregado base. Para evitar que cambie el nombre del control, escriba un nuevo alias para el control en la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) correspondiente. Los alias especificados por el usuario no cambian al cambiar la función de agregado.
El cambio de la función de agregado de un control no afecta a otros controles agregados, por ejemplo, los que calculan subtotales o totales generales.
En la vista Tabla dinámica
Calcular un total en una hoja de datos o formulario
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
Siga uno o varios de estos procedimientos:
Agregar un campo de total
Puede agregar campos totales (campo de total: campo que resume los datos del origen de registros subyacentes. Un campo de total puede utilizar una función de resumen, como Suma o Contar, o una expresión para calcular valores de resumen.) En el área de detalle (área de detalle: parte de la vista Tabla dinámica que contiene los campos de total y detalle.), pero no en la fila (área de filas: parte de la vista Tabla dinámica que contiene campos de fila.), columna (área de columna: parte de la vista Tabla dinámica que contiene campos de columna.) O área de filtro (área de filtro: parte de la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico que contiene campos de filtro.).
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
Haga clic en el campo que contiene los valores que desea resumir.
En la barra de herramientas de la Tabla dinámica, haga clic en Autocalcular y, a continuación, en la función de resumen que desee.
Agregar un campo de total calculado
Puede agregar un detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.) O un campo total (campo de total: campo que resume los datos del origen de registros subyacentes. Un campo de total puede utilizar una función de resumen, como Suma o Contar, o una expresión para calcular valores de resumen.) Que utilice una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Para calcular datos.
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Totales y campos calculados y, a continuación, realice uno de los pasos siguientes:
Para crear un campo detallado, haga clic en Crear campo de detalle calculado.
Para crear un campo total, haga clic en Crear total calculado.
En el cuadro de diálogo Propiedades, escriba la expresión que desee en la ficha Cálculoy, a continuación, haga clic en Cambiar.
Sugerencia
Para agregar referencias de campos, seleccione un campo que desee utilizar del cuadro Referencia a y, a continuación, haga clic en el botón Referencia a.
Notas
Para modificar la expresión que se utiliza en un campo calculado, seleccione el campo, modifique la expresión y haga clic en Cambiar en la ficha Cálculo del cuadro de diálogo Propiedades. Los valores de campo se actualizarán de forma automática utilizando la nueva expresión.
De forma predeterminada, los campos totales que resumen datos numéricos utilizan la función de resumen Suma Los campos que resumen otros tipos de datos utilizan la función de resumen Cuenta.
Calcular el total u otros valores agregados
Mostrar todo
Ocultar todo
En la vista Diseño
Calcular un total o un promedio en un formulario o informe
Abra un formulario o informe en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Haga clic en la herramienta Cuadro de edición del cuadro de herramientas (cuadro de herramientas: conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño para agregar controles a un formulario, informe o página de acceso a datos. El conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño de página es diferente al disponible en la vista Diseño de formulario e informe.).
Siga uno de estos procedimientos:
Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, agregue el cuadro de texto al encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) O al pie de página del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.).
Para calcular el total general o promedio de todos los registros en un formulario o informe, agregue el cuadro de texto al encabezado o al pie de página del formulario o informe.
Seleccione el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas.
En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Que utilice la función Suma (Sum) para calcular un total o la función Promedio (Avg) para calcular un promedio.
Sugerencia
En una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), también puede hacer clic en el botón Generar a fin de utilizar el Generador de expresiones (Generador de expresiones: herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) Para crear la expresión.
Ejemplo
Este control calcula el total de ventas para cada pedido.
Este control calcula el total de ventas para todos los pedidos del informe.
Notas
El informe Ventas de empleado por país de la base de datos de ejemplo Neptuno tiene un ejemplo de totales de grupo y de total general. Para ver este informe, señale la opción Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Accessy, a continuación, abra el informe Ventas de empleado por país en la vista Diseño.
Cuando calcule un total de un formulario o informe con una función de agregado (función agregada: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) Como Suma (Sum) o una función de agregado de dominio (función de agregado de dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza para calcular estadísticas sobre un conjunto de registros (un dominio).) Como Dsuma (DSum), no puede utilizar el nombre de un control calculado (control calculado: control que se utiliza en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresión.) En la función Suma (Sum). Debe repetir la expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Del control calculado. Por ejemplo:
=Sum([Quantity] * [UnitPrice])
Sin embargo, si tiene un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.) En una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) Base, por ejemplo:
=PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnitario]
puede utilizar el nombre de ese campo en la función Suma (Sum), como se muestra aquí:
=Suma([PrecioExtendido])
Calcular el valor de un porcentaje en un informe
Abra un informe en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Haga clic en la herramienta Cuadro de edición del cuadro de herramientas (cuadro de herramientas: conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño para agregar controles a un formulario, informe o página de acceso a datos. El conjunto de herramientas disponible en la vista Diseño de página es diferente al disponible en la vista Diseño de formulario e informe.).
Siga uno o ambos procedimientos:
Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en el pie de grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.) Para agregar un cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de grupos.
Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto al pie de informe (pie de informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la parte inferior de una página, como los números de página, fechas y sumas.) Para mostrar el total general.
Elija una o ambas opciones:
Para calcular qué porcentaje supone cada elemento en un total de grupo o de total general, agregue un cuadro de texto a la sección de detalle (sección de detalle: se utiliza para incluir la parte principal de un formulario o un informe. Esta sección suele contener controles enlazados a los campos del origen de registros, aunque también puede contener controles no enlazados, como, por ejemplo, etiquetas para identificar el contenido de un campo.).
Para calcular qué porcentaje supone cada grupo de elementos en el total general, agregue un cuadro de texto al encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) O al pie de página del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al final de un grupo de registros.).
Nota Si su informe incluye niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) Múltiples, coloque el cuadro de texto en el encabezado o pie de página del nivel para el que desea que Microsoft Access le calcule un porcentaje.
Seleccione el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas.
En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una expresión que divida el total menor por el total mayor del cual el total menor es una parte.
Sugerencia
En una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), puede hacer clic en el botón Generar para utilizar el Generador de expresiones (Generador de expresiones: herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes que puede seleccionar.) Y crear la expresión.
Ejemplo
El porcentaje del total general se calcula...
... Mediante la división del valor del control TotalDiario en la sección de pie FechaEnvío ...
... Por el valor del control TotalGeneral en la carpeta informe.
Establezca la propiedad Formato (Format) del cuadro de texto al valor Porcentaje.
Nota El informe Ventas de empleado por país de la base de datos de ejemplo Neptuno tiene un ejemplo de porcentajes. Para ver este informe, señale la opción Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Accessy, a continuación, abra el informe Ventas de empleado por país en la vista Diseño.
Calcular un total u otros valores de agregado de una página de acceso a datos
Calcular un valor agregado
Cuando el control que se desea utilizar para calcular el valor agregado está incluido ya en la página
Abra la página de acceso a datos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Seleccione el cuadro de texto o el control de span enlazado (control de span enlazado: control que se utiliza en una página de acceso a datos para vincular código HTML con un campo Texto o Memo de una base de datos de Access o a una columna de texto, ntext o varchar de un proyecto de Access. No se puede editar el contenido de un control span enlazado.) Que contiene los valores que desea agregar.
En la barra de herramientas, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione la función de agregado que desee utilizar.
Los resultados que se muestren dependen del tipo de página y del nivel de grupo al que pertenezca el control seleccionado.
Si el control dependiente pertenece a Entonces
Una página no agrupada o el primer nivel de grupo externo de una página agrupada (página de acceso a datos agrupada: página de acceso a datos que tiene dos o más niveles de grupo.) Microsoft Access crea un nuevo nivel de grupo y agrega un control de span enlazado a la sección de pie de este nuevo nivel de grupo.
Un nivel de grupo interno en una página agrupada Access agrega un control de span enlazado a la sección de pie del nivel de grupo primario. Si la sección de pie no se muestra, el control agregado se coloca en la sección de encabezado del nivel de grupo primario.
Nota Las funciones de agregado que se muestren en la lista Autosuma dependen del tipo de datos que desee resumir. Para valores numéricos, puede elegir entre Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst y Cualquiera. Para valores de texto, fecha y hora, puede elegir entre Mín, Máx, Cuenta y Cualquiera.
Cuando el control que se desea utilizar para calcular el valor agregado no está incluido en la página
Este procedimiento no se puede aplicar a páginas no agrupadas. La página no mostrará los valores de detalle del campo utilizado para calcular los valores agregados. Si desea que se muestren valores individuales y agregados, agregue el control dependiente a la página y siga el procedimiento anterior.
Abra la página de acceso a datos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
Si no se muestra la lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.), haga clic en Lista de campos en el menú Ver.
En la lista de campos, haga clic en el campo que tenga los valores que desea agregar.
Arrastre el campo hasta la sección de encabezado o pie donde desea que se muestren los valores agregados. Por ejemplo, si la página tiene dos niveles de grupo, Pedidos y Detalles de pedidos, puede arrastrar un campo desde la tabla Detalles de pedidos hasta la sección de encabezado o pie del nivel de grupo Pedidos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para formato .
En el cuadro de diálogo del asistente, seleccione el formato que desee y haga clic en Aceptar.
Microsoft Access crea un control de span enlazado en la sección de destino. El control utilizará la función Suma (Sum) para los valores numéricos y la función Cuenta (Count) para todos los demás tipos de datos.
Calcular subtotales y totales generales
Calcular un total basado en un valor agregado
Seleccione el control agregado y, a continuación, haga clic en Autosuma en la barra de herramientas.
Microsoft Access crea un control de span enlazado (control de span enlazado: control que se utiliza en una página de acceso a datos para vincular código HTML con un campo Texto o Memo de una base de datos de Access o a una columna de texto, ntext o varchar de un proyecto de Access. No se puede editar el contenido de un control span enlazado.) En la sección de pie del siguiente nivel de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) Superior. Si el control agregado pertenece al nivel de grupo más alto, se creará un nivel de grupo nuevo. El nuevo control utilizará la misma función de agregado (función agregada: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) Que el control agregado en el que está basado.
Notas
Puede establecer las propiedades del control agregado, así como mover, cambiar el tamaño o dar formato al control para que tenga el aspecto que desee.
Puede cambiar la función de agregado del control estableciendo la propiedad TotalType del control en la función de agregado que desee. Al cambiar la función de agregado, el alias y el titulo predeterminados del control cambiarán para reflejar la función de agregado base. Para evitar que cambie el nombre del control, escriba un nuevo alias para el control en la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) correspondiente. Los alias especificados por el usuario no cambian al cambiar la función de agregado.
El cambio de la función de agregado de un control no afecta a otros controles agregados, por ejemplo, los que calculan subtotales o totales generales.
En la vista Tabla dinámica
Calcular un total en una hoja de datos o formulario
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
Siga uno o varios de estos procedimientos:
Agregar un campo de total
Puede agregar campos totales (campo de total: campo que resume los datos del origen de registros subyacentes. Un campo de total puede utilizar una función de resumen, como Suma o Contar, o una expresión para calcular valores de resumen.) En el área de detalle (área de detalle: parte de la vista Tabla dinámica que contiene los campos de total y detalle.), pero no en la fila (área de filas: parte de la vista Tabla dinámica que contiene campos de fila.), columna (área de columna: parte de la vista Tabla dinámica que contiene campos de columna.) O área de filtro (área de filtro: parte de la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico que contiene campos de filtro.).
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
Haga clic en el campo que contiene los valores que desea resumir.
En la barra de herramientas de la Tabla dinámica, haga clic en Autocalcular y, a continuación, en la función de resumen que desee.
Agregar un campo de total calculado
Puede agregar un detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.) O un campo total (campo de total: campo que resume los datos del origen de registros subyacentes. Un campo de total puede utilizar una función de resumen, como Suma o Contar, o una expresión para calcular valores de resumen.) Que utilice una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) Para calcular datos.
Abra una hoja de datos o un formulario en la vista Tabla dinámica (vista Tabla dinámica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.).
En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Totales y campos calculados y, a continuación, realice uno de los pasos siguientes:
Para crear un campo detallado, haga clic en Crear campo de detalle calculado.
Para crear un campo total, haga clic en Crear total calculado.
En el cuadro de diálogo Propiedades, escriba la expresión que desee en la ficha Cálculoy, a continuación, haga clic en Cambiar.
Sugerencia
Para agregar referencias de campos, seleccione un campo que desee utilizar del cuadro Referencia a y, a continuación, haga clic en el botón Referencia a.
Notas
Para modificar la expresión que se utiliza en un campo calculado, seleccione el campo, modifique la expresión y haga clic en Cambiar en la ficha Cálculo del cuadro de diálogo Propiedades. Los valores de campo se actualizarán de forma automática utilizando la nueva expresión.
De forma predeterminada, los campos totales que resumen datos numéricos utilizan la función de resumen Suma Los campos que resumen otros tipos de datos utilizan la función de resumen Cuenta.
