Gestión documental

Buenos días,
Mi pregunta es:
¿Es posible mantener en soporte informático los documentos relativos al sistema de calidad? Me refiero a procedimientos, instrucciones, registros, etc...
Recuerda que somos un despacho profesional (asesoría) y el nivel de papeles es elevado, pero estamos intentando reducirlo.
En caso afirmativo, ¿cómo solucionamos el tema de las firmas de los responsables?
Muchas Gracias
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1 Respuesta

19.150 pts.
A la primera pregunta la respuesta es SI.
No hay ningún problema en mantener la documentación de un sistema de calidad en formato electrónico. De hecho, la norma ISO 9001:2000 no te dice nada al respecto. Por experiencia, te diré, que actualmente es lo más habitual.
Si es ese el caso, debéis contar con un software que os permita, entre otras cosas:
- Control sobre el ciclo de vida de los documentos (con estados definidos de elaboración, revisión, vigencia, obsolescencia, etc.)
- Control sobre la distribución de los documentos, esto es, que lleguen a todos los afectados, que estén disponibles, que exista un control de cambios, que se asignen roles, etc. Esto incluye, claramente, que los documentos se puedan imprimir en papel. :-)
- Fundamental: que sea auditable. Por aquí va el tema de la firma de los distintos responsables. Quiere decir esto, que debe proporcionar los mecanismos que aseguren que determinados eventos han sido realizados concretamente por determinada persona. La firma digital es un mecanismo que implementan muchos de estos programas, y es algo de uso habitual para aprobar documentos, por ejemplo. Sin ser tan sofisticados, cualquier sistema que valide con usuario y contraseña las acciones de cada persona, y exista un registro de dichas acciones (todos lo hacen), es perfectamente válido. Date cuenta que eso es lo que haces cuando operas en banca por Internet, por ejemplo.
A este respecto, no tengas excesivos reparos. La mayoría, por no decir todos los sistemas de gestión documental informatizados ofrecen estas posibilidades, con lo que el tema de las firmas queda resuelto.
- Es interesante que el software además automatice algunas cosas, como por ejemplo, que rellene automáticamente las fechas (por ejemplo, de aprobación de un documento), cuando alguien aprieta el botón para que así sea.
- De todas formas, date cuenta que algunos registros de calidad podrán estar dentro de ese sistema informatizado, por ejemplo un acta de una reunión, y que otros no tendréis más remedio que tenerlos en papel, como por ejemplo una carta de una reclamación de un cliente, o un albarán.
En definitiva, lo más habitual es contar con este tipo de software para, no sólo reducir los documentos en papel, sino también para automatizar otra serie de labores más o menos tediosas. Si no conocéis ningún software de gestión documental, orientado a sistemas de calidad, te recomiendo una herramienta española bastante adecuada (para hacer publicidad del producto nacional): XMLProcess-Documental (ver www.r2sistemas.com, o www.xmlprocess.com)
Una nota final. Estos sistemas documentales no presentan ningún tipo de objeción en las auditorías, si cumplen los requisitos anteriores.
Bueno, pues eso es todo.

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