Anónimo
Gestionar desde access o desde excel...
Buenas xxxpertos :)
Os consulto una duda existencial.
Tengo una base de datos compleja en la que hay varias consultas.
Una de ella me selecciona una serie de registros que hasta ahora listaba en papel.
Necesito poderlo listar en formato editable y he pensado a exportarlo a Excel.
Hasta aquí ningún problema, como decía Julio César: "to controlao".
Mi duda: tengo que fraccionar esa información seleccionando la de cada destinatario (tengo 14) y crear un archivo Excel para cada uno.
Como quiero darles un formato a los datos, añadir logo y títulos, etc. Creo que la mejor opción es hacerlo desde Excel, vinculando el libro a la dbf de Access, pero no se cómo hacer la selección, no veo el modo desde Excel.
Otra manera seria hacer la selección por destinatario en Access y generar un archivo por cada uno de ellos, usando una macro imagino que puedo hacer los 14 con un solo clic...
¿Qué os parece que me resultará más sencillo?
(Hace como 20 años que no programo en VBA i unos 8 que no lo hago en SQL, aunque estoy refrescando conocimientos a marchas forzadas...)
Gracias por adelantado :)
Os consulto una duda existencial.
Tengo una base de datos compleja en la que hay varias consultas.
Una de ella me selecciona una serie de registros que hasta ahora listaba en papel.
Necesito poderlo listar en formato editable y he pensado a exportarlo a Excel.
Hasta aquí ningún problema, como decía Julio César: "to controlao".
Mi duda: tengo que fraccionar esa información seleccionando la de cada destinatario (tengo 14) y crear un archivo Excel para cada uno.
Como quiero darles un formato a los datos, añadir logo y títulos, etc. Creo que la mejor opción es hacerlo desde Excel, vinculando el libro a la dbf de Access, pero no se cómo hacer la selección, no veo el modo desde Excel.
Otra manera seria hacer la selección por destinatario en Access y generar un archivo por cada uno de ellos, usando una macro imagino que puedo hacer los 14 con un solo clic...
¿Qué os parece que me resultará más sencillo?
(Hace como 20 años que no programo en VBA i unos 8 que no lo hago en SQL, aunque estoy refrescando conocimientos a marchas forzadas...)
Gracias por adelantado :)
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1 respuesta
Respuesta de calvuch
1
En Excel (2007) tienes la funcionalidad de poder importar datos externos desde Access, esta en pestaña "Datos"... gestiona las consultas en la base y luego importala a la hoja(s)
Calvuch, en primer lugar gracias por la respuesta.
Conozco esa función, pero me obliga a importar toda la base y necesito hacer una selección.
De ahí la duda... ¿seleccionar en Access (1 proceso por cada usuario - 14 procesos) o en Excel con una macro?
Resumo el tema, que igual antes me he "esparcido" demasiado:
- Tengo una base de datos general
- Tengo 14 usuarios con registros en la bd.
- Mensualmente tengo que extraer los registros activos (no anulados ni vencidos) de cada usuario y enviárselo por correo electrónico.
- Puedo conseguir la información de todos fácilmente con una consulta Access, pero agruparla por usuario y hacer un archivo único para cada uno es el problema.
Este mes, que ha sido el de la puesta en marcha del programa, lo he hecho a mano. Con la consulta en Access he mandado los resultados a Excel con formato y allí he seleccionado los de cada usuario.
Ahora no es un problema, pero cuando lleve seis meses haciéndolo cada 30 días, o cuando le pase el tema al compañero que lo hará a partir de final de año, igual resulta pelín pesado y de ahí la idea de intentar automatizar al máximo.
Sigo investigando por mi cuenta mientras os agradeceré más ideas :)
Conozco esa función, pero me obliga a importar toda la base y necesito hacer una selección.
De ahí la duda... ¿seleccionar en Access (1 proceso por cada usuario - 14 procesos) o en Excel con una macro?
Resumo el tema, que igual antes me he "esparcido" demasiado:
- Tengo una base de datos general
- Tengo 14 usuarios con registros en la bd.
- Mensualmente tengo que extraer los registros activos (no anulados ni vencidos) de cada usuario y enviárselo por correo electrónico.
- Puedo conseguir la información de todos fácilmente con una consulta Access, pero agruparla por usuario y hacer un archivo único para cada uno es el problema.
Este mes, que ha sido el de la puesta en marcha del programa, lo he hecho a mano. Con la consulta en Access he mandado los resultados a Excel con formato y allí he seleccionado los de cada usuario.
Ahora no es un problema, pero cuando lleve seis meses haciéndolo cada 30 días, o cuando le pase el tema al compañero que lo hará a partir de final de año, igual resulta pelín pesado y de ahí la idea de intentar automatizar al máximo.
Sigo investigando por mi cuenta mientras os agradeceré más ideas :)
Bien. Entiendo, pero como lo presentas ya esta casi listo el pseudo código,
Opción 1:
1 tienes periocidad = mensual
2 tienes el filtro =(no anulados ni vencidos)
3 tienes los usuarios = id usuario
Puede resultar aburrido pero lo haces de una vez nada más:
En Accees crea consultas de selección ( si, una por cada usuario) filtrando por id y criterio (no anulados ni cencidos, lo que es equivalente a = activos).
Luego nada más utilizas la opción de importar a excel ( libro con 14 pestañas una por cada consulta) . haces el link a la base solo una vez y cada mes que necesites enviar la info, utilizas la opción "Actualizar todo" disponible en el botón "conexiones", dee esta forma luego solo debes enviar la data.
Opción 2:
Exportas toda la data a excel ( previamente filtrada por registros activos) y luego realizar un macro para agrupar por cada usuario. Lo que implica tiempo de programación, depuración y etc.etc.
Opción 3:
Crear una aplicación en visual basic o algún otro lenguaje que maneje base de datos relacionales ( pero eso es ya otra cosa)
Opción 1:
1 tienes periocidad = mensual
2 tienes el filtro =(no anulados ni vencidos)
3 tienes los usuarios = id usuario
Puede resultar aburrido pero lo haces de una vez nada más:
En Accees crea consultas de selección ( si, una por cada usuario) filtrando por id y criterio (no anulados ni cencidos, lo que es equivalente a = activos).
Luego nada más utilizas la opción de importar a excel ( libro con 14 pestañas una por cada consulta) . haces el link a la base solo una vez y cada mes que necesites enviar la info, utilizas la opción "Actualizar todo" disponible en el botón "conexiones", dee esta forma luego solo debes enviar la data.
Opción 2:
Exportas toda la data a excel ( previamente filtrada por registros activos) y luego realizar un macro para agrupar por cada usuario. Lo que implica tiempo de programación, depuración y etc.etc.
Opción 3:
Crear una aplicación en visual basic o algún otro lenguaje que maneje base de datos relacionales ( pero eso es ya otra cosa)