Crear presupuesto en Access

Soy nueva en el uso de Access y creo que me he metido en un lio. Me encargaron que confeccione un presupuesto en base a una serie de tablas que ya me las dieron completas hechas en Excel y no se como hacerlo. Si por favor pudieras darme un presupuesto de ejemplo yo luego lo modificaría y adaptaría según lo que necesito. Tengo recién terminados dos cursos de Access y Access Avanzado pero muy poca práctica. Desde ya muchas gracias por tu atención. Te dejo mi dirección de e-mail: (xxxxxx). Nuevamente
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4 Respuestas

54.250 pts.
No sé si te has metido en un lío o no pero lo que sí te debo decir es que en materia de presupuestos no hay nada que sea igual a otro. Te sugiero que me envíes tu material y yo te haría una sugerencia de lo que deberías hacer.
De todos modos, te voy a enviar un mensaje por e-mail dándote más detalles de lo que deberías hacer.
Muchas gracias por responder mi pregunta, por hacerlo cordialmente y tan pronto. Recibí tu email y te respondí con los datos que tengo. Estoy atenta a tus mensajes. Un saludo y gracias.
0 pts.
Si lo que quieres es realizar un presupuesto, lo primeto que debes hacer es importar las tablas de excel en access.
Para ello, las tablas deben tener el siguiente formato:
Elimina todos los títulos superfluos, renglones en blanco, etc
Acomoda el formato de las tablas para que quede en la primera fila el titulo de la columna (pesos, monto, detalle, etc) y por debajo todos los valores de corrido, sin subtotales ni totales.
Nota: Conserva el archivo original y graba esta modificación con otro nombre
En Access, tablas, botón derecho, importar, excel, eliges el archivo generado en el paso anterior.
De esta forma importas c/u de las tablas de excel.
Luego de generadas las tablas, pasaremos al paso siguiente de crear reportes, donde se generan los presupuestos que necesites.
Atentamente: Jorge
Jorge:
Muchas gracias por responder a mi consulta.
Ya mismo me pongo a preparar lo que me dices y te escribo nuevamente.
Un saludo.
Melina.
Hola Jorge:
Ya tengo generadas las tablas en Access. Las importé de Excel tal como me dijiste.
Espero más indicaciones.
Un saludo y gracias.
Melina.
Ok.
El paso siguiente es generar una consulta con los datos que va a mostrar tu presupuesto, por ejemplo en un caso comercial:
Cliente, Item, Descripción, Cantidad, Precio Unitario, Total
ello lo generas con el administrador de consultas, generando una consulta nueva en modo diseño.
Luego generas un reporte, con el administrador de reportes, basado en la consulta generada, donde le dices que quieres agrupar por cliente. Al agrupar, el access te da la casilla "opciones de resumen" donde le dices que campos quieres acumular, en este caso de ejemplo sería el campo Total. Eliges el tipo de formato y grabas el informe.
Posteriormente en modo diseño puedes ajustar los tipos de letra, formatos, ubicaciones, etc, etc, etc
PD: Si necesitas algún tipo de ayuda más específica, necesitaría mayor cantidad de información. Sino lo único que puedo darte son lineamientos o ejemplos muy generales.
Atentamente. Jorge
1.100 pts. Aplicaciones en Access para la gestión de proveedores,...
No indicas que tipo de estructura necesitas, que tipo de informes necesitas extraer, de que datos cuentas, que es lo que ha de mostrar...
No soy experto, llevo solo 5 años haciendo aplicaciones en Access para optimización de estaciones de servicio, no obstante si puedo ayudarte con mis escasos conocimientos, estaré encantado de hacerlo.
Hola. Gracias por responder a mi pregunta.
Necesito confeccionar presupuestos para un taller de reparación de motores que muestren los importes de reparaciones de motores y el total al final.
La información con la que cuento es un libro de Excel con tablas correspondientes a los diferentes motores que reparan en el taller y los precios de las reparaciones.
Necesito imprimir esos presupuestos y guardarlos en un archivo.
Espero haberme explicado bien y nuevamente gracias por dedicarle tiempo a mi consulta.
Un saludo.
Melina.
Entiendo que lo que necesitas el crear una aplicación basada en Access. Que esta aplicación te permita introducir los datos de un cliente (nuevo o antiguo), y busque los datos referentes al tipo de motor a reparar para asignarlos a este cliente, que sume los importes parciales de las piezas utilizadas, que sume las horas empleadas en la reparación y le aplique al importe sumado los impuestos correspondientes. Si esto es así te explico:
1.- Necesitas una tabla "Presupuestos" con los datos del cliente y del motor a reparar
2.- Necesitas otra tabla "Precios" con los datos de cada uno de los tipos de motores y el importe de la reparación de estos
3.- Necesitas realizar una consulta con estas dos tablas.
4.- Necesitas realizar un formulario a partir de la consulta, que te permita introducir los datos de cada presupuesto (y que irán a parar a la tabla "Presupuestos")
5.- Necesitas realizar un informe que te imprima los datos rellenados al seleccionar un número de albarán
En cuanto a que se guarde en un archivo, Access es una base de datos, por lo que la información está en el mejor sitio... Tienes la opción de crear páginas de acceso a datos, esto te permite acceder a la información almacenada de un modo más intuitivo...
Si ves que con la información que te he enviado no tienes suficiente para comenzar, me envías la tabla por mail y te intento hacer una pequeña aplicación para que veas la estructura.
Hola Lukas:
Antes que nada quiero agradecerte por responder a mi consulta,
¿Cuál es tu dirección de mail así te mando la tabla?
Un saludo y gracias.
Melina.
Muchas gracias, ya mandé el e-mail.
Ok, recibido... Dame un par de días (estoy de cierre contable mensual) y te envío un MDB con la aplicación y una explicación de el porqué de cada cosa.
Lukas:
Excelente. Muchas gracias, me va a venir muy bien la explicación de po qué cada cosa.
Quedo a la espera de tu e-mail.
Un saludo y nuevamente gracias.
Meli.
Ya tienes en tu e-mail una pequeña aplicación...
Verás que he importado todas las posibles reparaciones de los motores en una tabla (Modelos, reparaciones e importes) Hemos creado otra tabla con los modelos y otra con los datos que han de almacenar las facturas o presupuestos realizados)
Creamos una consulta "Nueva factura" (que muestra los datos de la tabla "Facturas emitidas" asignando el criterio "Es Nulo" al campo Id. De este modo siempre mostrará un nuevo registro (en blanco)
Creamos una consulta "Búsqueda de facturas emitidas por el número" que muestra los datos de la tabla "Facturas emitidas" asignando el criterio [Introduce el número a buscar] en el campo Id. De este modo podrás acceder a una factura o presupuesto almacenado en la MDB
Creamos un formulario "Nueva factura" a partir de la consulta Nueva factura, aquí introducirás los datos que se almacenarán en la tabla "Facturas emitidas". Verás que hay varios menús desplegables, estos te muestran los diferentes tipos de vehículos, sus posibles reparaciones e importes para que los datos introducidos sean siempre los correctos. Es este formulario, hay un subformulario que te permite crear nuevos modelos de vehículo y sus reparaciones e importes.
Creamos un formulario "Facturas emitidas" que muestra los datos de la consulta "Consulta de facturas emitidas" en este podrás acceder a las facturas o presupuestos realizados para modificar alguno de sus datos. Tienes la opción de búsqueda por nombre de cliente...
Creamos un informe que obtiene los datos de la consulta "Búsqueda de facturas emitidas por el número" Al introducir el número de factura, te la muestra, lista para imprimir.
La macro "Abre la factura para imprimir" permite que con el botón Impresora del formulario puedas acceder al informe que quieres imprimir.
La macro "Autoexec" te permite abrir la MDB en el formulario que desees (en este caso "Nueva factura")
Verás que la estructura es muy sencilla, he preferido hacértela así para que puedas entender las funciones de cada objeto (Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros) a partir de aquí y "trasteando" con Access puedes hacer aplicaciones más complejas, sobre todo si aprendes a trabajar con VBA (algo que yo desconozco todavía pero que intento aprender)
Espero que este ejemplo pueda sacarte del "lio" en que te encontrabas.
Por cierto, se me olvidaba... Verás que hay una opción en los formularios "Factura cerrada" si activas esta casilla, en la consulta "Facturas emitidas" y en los criterios del campo Factura cerrada" escribes [Desactivado] ya no te la mostrará más.
Suerte y un saludo
Lukas:
Muchísimas gracias, muy completo el sistema. Apenas abro el archivo y veo que es justo lo que necesitaba, eres un verdadero GENIO!
Leeré nuevamente el e-mail con las explicaciones para tener conocimiento completo de su uso y funcionamiento.
Sencillamente EXCELENTE tu respuesta.
Un saludo y muchísimas gracias.
Melina.
0 pts.
No te puedo decir cómo crear un presupuesto porque eso depende de cada empresa en particular y no es el propósito de este forum, pero si te puedo decir como incorporar Hojas de Excel a una base de datos de Ms-Access.
Importación de hojas de Excel:
Paso 1: Identificar los datos que se desea importar
Empiece por buscar el archivo de Excel y seleccione la hoja de cálculo que posee los datos que desea importar en Access.
Durante la operación de importación sólo se puede importar una hoja de cálculo o rango con nombre. Si no desea importar toda
la hoja de cálculo o un rango con nombre existente completo, puede que se plantee crear un nuevo rango con nombre que sólo
incluya las celdas que desee importar. Tenga en cuenta que durante la operación de importación, puede decidir omitir una o
varias columnas de la hoja de cálculo o del rango con nombre, pero no es posible hacerlo con las filas.
Para importar varias hojas de cálculo o rangos con nombre, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo o
rango.
Paso 2: Identificar la base de datos y la tabla de destino
Identifique la base de datos en la que se almacenarán los datos importados. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las
bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco. La operación de importación se iniciará después de abrir la base
de datos de destino. Durante la operación, se le pedirá que especifique el nombre de la tabla donde se almacenarán los datos
importados. Si especifica el nombre de una tabla existente, Access anexará los datos al final de la tabla. Si elige almacenar
los datos en una nueva tabla, Access creará la tabla durante la operación de importación.
Paso 3: Preparar los datos para la operación de importación
Revise los datos que desea importar y siga este procedimiento:
Asegúrese de que las celdas tienen formato tabular. Si el rango incluye celdas combinadas, el contenido de la celda se
colocará en el campo que corresponde a la columna situada más a la izquierda y el resto de los campos se dejarán en blanco.
Si la primera fila de la hoja de cálculo o rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que
Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de importación.
Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de importar determinados tipos de datos y elementos
Elementos gráficos Los elementos gráficos, como logotipos, gráficos e imágenes no se importan.
Tipo de datos De forma predeterminada, Access analiza las 25 primeras filas para averiguar el tipo de datos que contiene la
columna. Si Access encuentra valores más allá de la 25ª fila que no son compatibles con el tipo de datos elegido, simplemente
omitirá esos valores y no los importará.
Valores calculados Los resultados de las columnas o celdas calculados se importan y se almacenan en un campo de un tipo de
datos adecuado. No se importa la fórmula en sí.
Paso 5: Iniciar la operación de importación
Abra la base de datos de destino.
En el menú Archivo, elija Obtener datos externos y, a continuación, haga clic en Importar. Nota El comando Obtener datos
externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.
En el cuadro de diálogo Importar, dentro del cuadro Tipo de archivo, seleccione Microsoft Excel.
Haga clic en la flecha que aparece a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta en la que se
encuentra el archivo de hoja de cálculo y, a continuación, haga doble clic en su icono. Nota: Si aparece un mensaje de error
que indica que Access no puede importar el archivo seleccionado, puede deberse a que el archivo está dañado o a que los datos
no están en un formato que pueda leer Access. Abra el archivo en Excel y asegúrese de que los datos están intactos y de que
tienen formato tabular.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo.
Una vez terminada la operación de importación, aparecerá un mensaje informando del estado de la operación. Si se produjo
algún error, Access crea una tabla de registro de errores en la base de datos y muestra el nombre de la tabla en ese mensaje.
Paso 6: Revisar los datos importados, la tabla de registro de errores y emprender las acciones correctivas
El último paso consiste en abrir la tabla de destino en la vista Hoja de datos, después en la vista Diseño, y por último
asegurarse de que los datos se importaron sin errores.
Revisar la tabla del registro de errores Si el mensaje que apareció al final de los errores de la operación mencionados,
puede que desee abrir la tabla de registro de errores y revisar su contenido. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y
Fila. Cada fila contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error debería servir de ayuda para
solucionar el problema. Para obtener una lista de cadenas de error y sugerencias sobre cómo solucionar cada tipo de error,
vea la sección "Tras importar un archivo, Access dice que se ha creado una tabla Nombre de tabla$_ErroresDeImportación" del
tema Solucionar problemas de importación y vinculación.
Revisar la tabla de destino Aunque los mensajes de error y la tabla de registro de errores informará de la mayoría de
errores producidos, seguirá siendo conveniente revisar los datos importados. Si observa que no se importaron todas las filas
o columnas, intente identificar y corregir el problema en el archivo de origen y pruebe a repetir la importación. Si en una
columna parecen estar truncados los datos, pruebe a aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos antes de probar
otras opciones.
Cuando encuentre un problema concreto, corríjalo en el archivo de origen. Cuando crea que ha corregido todos los problemas
conocidos, repita la operación de importación.
Verificar y cambiar el tipo de datos de los campos Access intenta asignar el tipo de datos adecuado a los campos importados,
pero debería comprobar los campos para asegurarse de que se les ha asignado el tipo de datos deseado. Por ejemplo, en una
base de datos de Access, un campo de número de teléfono o de código postal se podría importar como campo de tipo Número, pero
se debería cambiar a un campo de tipo Texto en Access, porque no es probable que se vayan a realizar cálculos con estos tipos
de archivos. También debería comprobar y establecer propiedades de los campos, como su formato, si es necesario.

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