Grande Fernado! Como manejar mejor formularios

Fernando, gracias por tus invalorables respuestas. Voy directo al punto: tengo una base de datos con tres campos NOMBRE CÓDIGO PUNTAJE, en ellos hay cantidad de datos; quiero extraer, mediante una macro o cualquier otro medio, TODO el registro A OTRO LUGAR DEL LIBRO O DE LA HOJA, ES DECIR NOMBRE CÓDIGO PUNTAJE DE ACUERDO AL valor que le pida que busque en el campo código que es único para cada registro.
Gracias de antemano Fernando, se que tienes muchas que responder y a veces valoran poco tu gran esfuerzo.
Saludos de Rash
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Podrías ensayar un par de soluciones:
a.- Filtros
b.- Tabla dinámica
Veamos:
a.- Filtros:
MS Excel proporciona dos clases: Automáticos o Avanzados.
El tema es que cualquiera de ellos efectúa la selección en la misma hoja donde está la base.
En particular creo que te convendría usar los Automáticos.
Antes de usar Filtros asegúrate que tienes títulos para cada columna en la tabla
Entonces, el procedimiento es:
Selecciona todos su lista, los títulos incluidos.
Click en "Datos" encontrados en la barra del menú principal, selecciona "Filtros" y luego "Filtros Automáticos".
Verás, por cada titulo, una flecha hacia abajo en un botón.
Si pulsas cualquiera de ellos, verás las opciones que existen para esa columna.
En tu caso puedes usar "NOMBRE" y elegir uno de ellos, de esta manera, sólo serán mostradas las líneas donde él aparezca.
Ahora bien si quieres llevar esas filas filtradas a otra hoja, selecciona el área filtrada y aprieta F5 (Atajo para Ir a). En la ventana desplegada, clickea el botón "Especial". En la nueva ventana, marca "Sólo celdas visibles". Pulsa el botón Aceptar.
Así habrás seleccionado sólo las filas visibles. Ahora, cópialas y pégalas en la hoja que decidas.
Existe la alternativa de usar Filtros avanzados, que hace casi lo mismo pero extrae los resultados dentro de la misma hoja. Si te interesa, luego te explico su funcionamiento. Simplemente házmelo saber. Prefiero, por lo ágil e instantáneo, el sistema de Filtros automáticos.
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b.- Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos.
Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado.
Para armarla, sigue los siguiente pasos:
1. - Es necesario que cada columna tenga un titulo único. Selecciona tu lista desde esta primera fila (títulos) hasta el último registro en ella. Continúa resaltando este rango para que futuros registros (if any)se incluyan en la Tabla dinámica.
Mantenla seleccionada.
2. - Pulsa el botón en "Datos" encontrado en la barra del menú principal y selecciona "Asistente de tabla dinámica".
3. - Una ventana pide seleccionar la fuente de los datos. Marca "Lista o base de datos de MS Excel".
4. - Si hubieras dejado tu rango seleccionado, se asumirá ésta como la base de datos fuente. En caso contrario, puedes seleccionar el área en este paso.
5. - Se mostrarán los títulos de las columnas en el próximo paso. Verás por ejemplo:
Nombre
Código
Puntaje
6. - El próximo paso depende de ti, porque esto es muy "personalizable". Sólo tienes que arrastrar etiquetas al área donde quieres que ellas sean mostradas.
Por ejemplo:
- Arrastra la etiqueta "NOMBRE" al área de Página.
- Arrastre la etiqueta "CODIGO" al área de FILAS.
Pulsa dos veces el botón en la etiqueta arrastrada y marca "Ninguno" para "Totales"
- Arrastre la etiqueta "PUNTAJE" al área de los DATOS
Escoge el operador de la Suma.
(Nota: otras funciones posibles sobre campos numéricos son:
Contar
Promedio
Min
Max
Producto
Contar Números
Desvest
Desvestp
Var
Varp)
Presiona el botón "Siguiente"
7. - Selecciona dónde poner la tabla dinámica (puede ser en una hoja nueva) y aprieta el botón del "Terminar".
Así usted conseguirá una tabla donde podrás seleccionar el NOMBRE y debajo
mostrará algo así:
Código - puntaje
Y bajo estas columnas, cada CÓDIGO y la suma de sus PUNTAJEs. Claro está que si el puntaje es único la "suma" dará el mismo número...
Espero que haya servido
Pero pregunta de nuevo si no.
Un abrazo!
Fernando
Muy buena tu respuesta, sólo una cosa adicional.? ¿Puedo adaptar este procedimiento a una macro?, mi propósito es que otras personas que trabajan conmigo, realicen esta consulta de forma automática dado que tienen escasos conocimientos sobre el uso de esta hoja electrónica.
Disculpa si te parece excesivo mi requerimiento.
Si, claro que es posible. Faltará evaluar si también es útil.
Y esto dependerá de cuál alternativa elegiste.
Si hubieras optado por la Tabla Dinámica (que juzgo más práctica), tu usuario simplemente elige un NOMBRE del menú descolgable y automáticamente será mostrado en ella. Es casi como si fuera una macro.
A lo sumo será necesario, un par de lineas de código para actualizar el contenido de la Tabla dinámica en caso de que se haya modificado la Base de datos que la soporta. (Botón derecho del mouse sobre la tabla dinámica y elegir "Actualizar datos")
Si, en cambio, te hubieses decidido por el uso de filtros, puedes practicar el proceso y luego repetirlo usando la "Grabadora de macros" que te lo irá escribiendo en Visual Basic.
Luego, puedes editar lo que escribió para efectuarle un ajuste fino.
Cualquier duda, vuelve a preguntarme. No molesta.
Un abrazo!
Fernando

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