Sumar registros de una columna en access 2007
A tod@s, espero que podías ayudarme, hace años que tengo abandonado el access y ahora parezco novato. Os cuento:
Tengo un formulario para reflejar una serie de ingresos donde tengo el típico campo de cantidad y precio unitario.
Después he creado una consulta en la que he creado un nuevo campo/columna llamado TOTAL para que me calcule el total de multiplicar los anteriores campos.
Ahora lo que querría es reflejar de alguna forma y en algún sitio el sumatorio de este nuevo campo/columna para luego filtrarlo por meses, clientes..., no se si tiene que ser en consulta, formulario o informe.
1 respuesta
Lo mejor sería utilizar una consulta (siempre puedes crearte un formulario o un informe con posterioridad sobre esa/s consultas).
Lo único que tienes que hacer es crearte una consulta (llamémosla CTotales) sobre la consulta original que te da todo el detalle. Una vez hecha la conviertes en una consulta de totales (dándole al botón con la letra Sigma) y, en el grid de la consulta, donde te aparece "Agrupar por", le indicas que quieres agrupar por suma.
Pienso que esta explicación es en general, porque hay consultas con ciertas particularidades que pueden hacer que el proceso sea ligeramente más complicado.
Espero que te funcione.
No he recibido noticias tuyas. Te agradecería, si lo consideras conveniente, que cerraras la consulta.
Muchas gracias por la respuesta y perdona por no contestar antes, con lo que me dijiste me funciona perfectamente. Pero al resolver esto me he dado cuenta de otro problema. Te cuento:
Como comentaba tengo un formulario hecho sobre una tabla donde inserto los campos cantidad y precio/ud y sobre este formulario he hecho una consulta donde añado el campo TOTAL para que multiplique los dos campos mencionados.
El sumatorio lo he hecho ahora en una consulta donde únicamente incluyo los campos TOTAL_INGRESOS y TOTAL_GASTOS sacados de las consultas hechas sobre los formularios mencionados.
El problema es que en esta última consulta donde hago el sumatorio me he dado cuenta que me duplica los importes que vienen de la consulta TOTAL_INGRESOS y TOTAL_GASTOS.
Espero podáis ayudarme y muchas gracias como siempre.
Sin ver cómo lo has configurado me resulta imposible darte una solución. ¿Tienes posibilidad de pasarme una copia de la BD (comprimida en zip o rar)? Si hay registros confidenciales puedes borrar la información, pero al menos déjame unos cuantos registros (aunque sean inventados) para ver el error que te da y analizar de dónde te viene.
Si quieres cuelga la BD en (http://www.filebig.net/) y pásame el enlace en una respuesta a este mensaje, y le echo un vistazo.
Ya me dirás.
Ya tengo el archivo, y, efectivamente, veo que la consulta de duplica los registros, lo cual es lógico porque responde a la forma en que la has construido.
Sin embargo, necesito saber qué resultado quieres obtener. Es decir, si necesitas saber sólo la diferencia entre el (total ingresos - total gastos) o necesitas ver el detalle de cada una de las partidas.
Por si no me he explicado claramente lo que necesito saber es si quieres, como resultado, una sola línea que diga:
Total ingresos / Total gastos / Saldo
___1000____ / _____900___ / __100__
O necesitas ver un detalle de tipo:
Concepto / Total
IngresoX / --10--
IngresoY / --20--
GastoZ / --5--
GastoW / --3--
Sólo necesitaría una sola línea que apareciera según lo pones tú
Total ingresos / Total gastos / Saldo
___1000____ / _____900___ / __100__
Otra cosa que estoy probando uno me sale es en esta misma consulta de saldo filtrar por fechas, lo que pongo y no funciona es lo siguiente:
Entre [01/08/2012] Y [31/08/2012]
A partir de la BD que me has pasado, y reutilizando tu consulta SALDO, te explico cómo debes hacerlo:
1.- Te creas una nueva consulta, que yo he llamado CPreGasto, con la siguiente estructura:
***La basas sobre la consulta TOTALES_GASTOS
***Añades sólo el campo [TOTAL GASTOS]
***Conviertes la consulta en una consulta de totales (click sobre el botón con la sigma)
***Agrupas ese único campo por suma
2.- Te creas una nueva consulta, que yo he llamado CPreIngreso, con la siguiente estructura:
***La basas sobre la consulta TOTALES_INGRESOS
***Añades sólo el campo [TOTAL INGRESOS]
***Conviertes la consulta en una consulta de totales (click sobre el botón con la sigma)
***Agrupas ese único campo por suma
3.- Abres tu consulta SALDO en vista diseño y le quitas las dos tablas que tienes. Del grid de la consulta también le quitas el campo [Expr1]. Le das al botón “Mostrar tabla” y, en la ventana que te aparece, seleccionas las dos consultas CPrexxx que acabamos de crear.
En el grid de la consulta arrastras el campo [SumaDeTOTAL INGRESOS] y el campo [SumaDeTOTAL GASTOS]. Si quieres que te quede mejor por cuestión de títulos sacas las propiedades de esos campos en el grid y te vas a la propiedad “Título”, y ahí escribes el nombre que quieres que salga arriba, como encabezado de columna.
En la tercera columna del grid, que ahora está vacía, en la primera línea (la correspondiente a “Campo:”), escribes la siguiente expresión:
SALDO: [SumaDeTOTAL INGRESOS] – [SumaDeTOTAL GASTOS]
Y listo: ya tienes tu línea de información.
En cuanto al filtro por fecha, lo que debes escribir en la línea de criterios del campo [FECHA] de las consultas TOTALES_GASTOS Y TOTALES_INGRESOS es lo siguiente (por ejemplo para filtrar entre el 6 y 7 de agosto):
Entre #06/08/2012# Y #07/08/2012#
Yo te he dejado escrita esta expresión en la consulta TOTALES_GASTOS de la BD que te devuelvo para que puedas verla “en acción”.
Te puedes bajar la BD aquí: http://www.filebig.net/files/hHzNS8burg
Y eso es todo.
Muchas gracias por todo, en principio parece que ya funciona todo bien, lo he hecho según ponías en el comentario y luego lo he comprobado descargando el archivo.
Quiero ir ampliando la BD con algunas modificaciones, ya iré comentando si me sale alguna duda más.
Muchas gracias otra vez, un saludo,
