Administrador cobra por gestiones extras

Hola, somos una comunidad de propietarios que tenemos un administrador al que pagamos una cantidad mensual por sus servicios incluida en la cuota mensual de la comunidad. Dicha cantidad es la que él mismo ha estipulado cuando lo contratamos hace ya varios años.
Hace un par de días tuvimos una junta de propietarios para tratar el tema de realizar unas obras de reahbilitación en el edificio, para lo cual queremos solicitar una subvención del ayuntamiento que requiere una tramitación (presentar la solicitud y atender los requerimientos que pueda hacer el ayuntamiento) ante lo cual el administrador nos notificó que él puede hacer la tramitación de la solicitud pero que en ese caso nos va a cobrar 300 eur por que es un proceso laborioso y que si no queremos pagar esa cantidad que haga la gestión el presidente de la comunidad.
Mi pregunta es si esas gestiones no están dentro de sus obligaciones como administrador y si no deben estar incluidas en lo que ya le pagamos mensualmente, puesto que se supone que le pagamos por que administre la comunidad y entiendo que ese implica hacer las gestiones necesarias.
Este administrador siempre intenta que haga todo el presidente y yo me pregunto por qué servicios le estamos pagando exactamente.