Contabilizar el pago de una multa

Las MULTAS y las SANCIONES tienen la naturaleza de GASTOS EXTRAORDINARIOS en tanto en cuanto no derivan de una ACTIVIDAD NORMAL y HABITUAL de la empresa (es decir que la empresa no tiene por finalidad u objetivo la comisión de infracciones para obtener multas y sanciones) y se producen de manera NO PERIÓDICA.
No obstante, en el sector del TRANSPORTE POR CARRETERA, sea de personas o de mercancías, algunas empresas consideran que las MULTAS por infracciones de las normas de tráfico constituyen un GASTO HABITUAL y, por lo tanto, las incorporan (como estimación) a sus costes.
Evidentemente, como Auditor no estoy de acuerdo con esta práctica.
En cualquier caso, debería usted crear subcuentas de detalle de la partida (678) para reflejar contablemente dichas multas y sanciones.
El registro contable podría ser de la forma:
(6785) Multas de tráfico
A (4785) DGT, acreedor por multas
Por el importe de la multas pendientes de pago.
(4785) a (572)
Por el importe satisfecho.
(6786) Sanciones administrativas
A (4786) DGTC, acreedor por sanciones
Por el importe de las sanciones impuestas por la D. G. de Transporte por Carretera.
(4786) a (572)
Por el importe de las sanciones satisfechas.
En cuanto al hecho de que se haya hacho cargo del pago efectivo un Administrador de la Sociedad, el registro contable sería el siguiente:
Por el pago realizado por el Administrador por cuenta de la Sociedad
(572) a (551X)
Si el importe de la MULTA se le va a cobrar al TRABAJADOR descontándoselo de la NÓMINA, en la misma deberá aparecer claramente especificado el CONCEPTO de ese descuento. En caso contrario la Sociedad se arriesga a incurrir en una FALTA SANCIONABLE por la Inspección de Trabajo.
El registro contable de la operación sería el siguiente:
(4605X) Multas de tráfico a cargo del personal
A (4785) DGT, acreedor por multas
Por el importe de la multas pendientes de pago.
(4785) a (572)
Por el importe satisfecho.
(4606X) Sanciones administrativas a cargo del personal
A (4786) DGTC, acreedor por sanciones
Por el importe de las sanciones impuestas por la D. G. de Transporte por Carretera.
(4786) a (572)
Por el importe de las sanciones satisfechas.
El pago efectivo por parte del Administrador se registraría igual que antes:
(572) a (551X)
La compensación retenida al trabajador se abonaría mensualmente en la cuenta (4605X) o (4606X), según corresponda, hasta saldar la misma. Así pues, el registro contable de la NÓMINA del trabajador afectado sería de la forma:
(640X)
Por el importe bruto (sin deducciones) de la Nómina.
(642X)
Por el importe de la aportación a la S.Social a cargo de la empresa.
A (465X)
Por el importe líquido debido a los trabajadores.
A (4751X)
Por el importe de las retenciones a cuenta del IRPF.
A (476X)
Por el importe a pagar a la S.S. (aportación de la empresa + cuotas retenidas a los trabajadores)
En el momento de proceder al pago efectivo de la Nómina:
(465X)
Por el importe líquido de la Nómina.
a   (4605X) / (4606X)
Por el importe retenido a cuenta de la Multa o Sanción administrativa.
A (572)
Por la diferencia líquida pendiente de pago.
Por último, recuerde que las MULTAS y SANCIONES administrativas NO SON GASTOS DEDUCIBLES en el Impuesto de Sociedades. Por tanto, constituirán DIFERENCIAS PERMANENTES en el momento de determinar el IS DEVENGADO al cierre del ejercicio (importe que se debe cargar en la partida (630) como último paso de la regularización contable previa a la determinación del RESULTADO DEL EJERCICIO).
Espero que estas observaciones extraídas de mi práctica profesional le resulten de utilidad. Le agradeceré que FINALICE la pregunta VALORANDO mi respuesta A LA MAYOR BREVEDAD. Siendo un foro gratuito, la única retribución de los expertos es la valoración que los consultantes hagan de nuestras respuestas. Una vez FINALIZADA y VALORADA esta consulta, no dude en plantear NUEVAS preguntas para resolver sus dudas.