Gestión de proyectos y "burocracia"

Saludos.
Me dedico a la gestión de proyectos y me gustaría mucho saber la opinión de otros colegas de profesión sobre la siguiente cuestión que, a mi entender, es clave para la implantación de dicha disciplina en cualquier empresa.
Uno de los puntos fundamentales de la gestión de proyectos es toda la plasmación de información que sobre papel debe hacerse con fines de calidad; desde informes hasta memorandos, manuales, y un sinfín de papeles "burocráticos".
Pero precisamente, a la hora de implantar la gestión de proyectos en una empresa, este es el punto que cuesta más que se acepte por parte de l@s integrantes en el equipo; siempre hay que perseguirles para que recuerden anotar los procedimientos y, en suma, rellenar todos los documentos necesarios.
Quería, como decía, preguntar a otr@s profesionales del sector que medios o "trucos" creen que pueden aplicarse para que estos procesos burocráticos se lleven a cabo, como podemos, en definitiva, convencer a l@s integrantes de nuestro equipo que ese "papeleo" es extremadamente beneficioso para el equipo y para los proyectos que se desarrollan.
Muchas gracias de antemano.

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Respuesta de
Hola ambit desde Argentina.
Me tomó un tiempo decidirme a responder tu pregunta, la cual vengo viendo desde hace varios días en distintas categorías. Sucede que el problema que planteas es común a todas las organizaciones. Si bien no he tenido oportunidad de que me ocurriera puedo sugerirte un par de cosas.
Es verdad, como decís vos, que no existe aseguramiento de caldad o gestión de la calidad total si no se plasma todo por escrito, además es indispensable si el día de mañana se piensa en una norma de calidad como ser la ISO. La importancia del manual de calidad, evidentemente, la conocen sólo los administradores y es aquí donde comienzan a surgir los problemas. Es por esto que lo primero que te sugeriría es que elabores un plan de capacitación específico sobre calidad, es decir, hacer que los miembros de la organización conozcan en profundidad el concepto de calidad, las formas de optimización de la misma y las implicancias que tiene en la compañía.
No hay fórmulas mágicas para lograr la concientización, pero no tendría sentido resignarse a la gestión de calidad porque los miembros no adhieren o cumplen con los requerimientos de la implantación y control con lo que esto implica: un posible fracaso.
Otra de las alternativas posibles (posterior a la capacitación) es dar vuelta un poco la historia, es decir, operar una delegación tal que se auditen entre ellos mismos, el hecho de otorgar cierto poder y autoridad hace que la responsabilidad se tome como compromiso propio y no como "algo" que se tiene que cumplir ha pedido de un superior. Te recomiendo trabajar con Empowerment, de forma tal de delegar discrecionalidad a los subordinados. Creo que la solución es más psicológica que administrativa, por lo cual te convendría pensarlo desde el punto de vista del empleado que tiene a cargo la tarea, es decir, qué te motivaría a hacer algo que a simple vista es tedioso.
Se que probablemente no te esté dando una solución al problema, sólo espero te sirva otro punto de vista para que puedas operar un giro positivo en la gestión de la calidad.
Si llegases a necesitar material sobre calidad no dudes en pedírmelo.
Saludos
Diego
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