Legalización libro de socios y actas
Y al realizar un trabajo de investigación sobre Derecho Mercantil y la legalización de los libros sociales se me han planteado una serie de dudas que les rogaría pudieran solventar, pues, sinceramente, la información que puedo sacar de la Ley de Sociedades de Capital, Código de Comercio y RRM no es suficiente. Dicho esto, estas son las cuestiones que planteo:
1. ¿Con qué frecuencia deben legalizarse los libros de actas y socios? Sé que los libros contables deben ser llevados al Registro cada año, correspondiendo con el ejercicio económico, pero en relación a estos libros.. No sé si es suficiente presentarlos sólo una vez o deben ser presnetados anualmente.
2. Si una sociedad se hubiese constituido y nunca hubiese legalizado libro de socios ni libro de actas, ¿podría hacerlo ahora? ¿Conllevaría esta actuación alguna sanción? Si, por ejemplo, se hubiesen legalizado los libros en 2013 (correspondiendo al ejercicio anterior entiendo) y no se hubieran presentado en 2014.. ¿qué ocurriría?
3 Respuestas
Desde el año pasado, todo se realiza telemáticamente.
Los libros de actas, como al menos hay que realizar una al año, para la aprobación de cuentas, se han de presentar también cada año.
Los libros de socios, si no hay cambio, no deben presentarse... el año que hay cambios, si.
El legalizar libros de años anteriores, en principio, debería ser por el método anterior... pero cada registro mercantil tiene sus propias normas internas y en algunos casos, sabemos que se están ratificando actas de años pasados, para incluirlas en un libro de actas de este año... y legalizarlo telemáticamente.
En cuanto a las sanciones, habitualmente no las hay, pero si es posible ser sancionado por el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, si no se presentan las cuentas en el Registro Mercantil, aunque en nuestra opinión, no por los libros de actas o socios.
Hasta hace poco tiempo, los Libros de Actas y Registro de Socios se legalizaban una sola vez. Eran libros encuadernados en papel, que se vendían en las librerías, que se llevaban al Registro para que les pusiesen una diligencia de presentación y no había que llevar los libros cada año al Registro.
Sin embargo, la cosa ha cambiado con la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que en su art. 18 introduce importantes novedades respecto al modo de llevar a cabo la legalización de los libros. Se permite a los empresarios legalizar los libros con una periodicidad inferior a la anual (para cuando se necesita acreditar de forma fehaciente un hecho concreto y se acude al Registro para que deje constancia) y se introduce la obligación de usar el formato electrónico y la vía telemática para la legalización.
No obstante, las sociedades que ya tienen los Libros de Actas actuales legalizados y pendientes
De rellenar en sus hojas, deben seguir usándolos hasta que se terminen las hojas en blanco.
El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, por ejemplo, si el ejercicio cierra a 31 de diciembre del año 2013, el último día para legalizar (y remitir al Registro las Actas del ejercicio) el Libro de Actas será el 30 de abril del año 2014, siendo la periodicidad de dicha legalización anual.
Respecto a la posibilidad de llevar a cabo la legalización del libro ahora, no debería haber problema. Ocurre a menudo, por ejemplo, que la sociedad ha extraviado los libros, por lo que se ve obligada a volverlos a legalizar. Lo que ocurre es que ahora tendrá que ser necesariamente en formato electrónico.
En la siguiente dirección electrónica puedes ampliar la información: https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do
Estoy a tu disposición para ampliar la respuesta.
El libro de socios se legaliza solo una vez, el de actas igual salvo que se consuma si es de formato pegado, o simplemente se mantiene si es de formato intercambiable.
Las actas hay que tenerlas al día, o al menos haberlas emitido y firmado, para presentar el ISS, con lo que cuesta realmente poco mantener el libro al día.
Se puede legalizar el libro sin problemas si no se hizo al comienzo, solo en casos muy extraños aplican una sanción administrativa por no haberlo hecho en tiempo y forma.