Legalizar un libro de actas
Quería saber si me podían orientar con el libro de Actas. He comprado uno en una librería y me dicen que vale. Este libro es una encuadernación con hojas pegadas y enumeradas (no son de esas carpetas que pueden sacarse las hojas)... Expongo, una serie de cuestiones con el fin de poder captar la idea.
1- Lo 1º, ¿Qué tengo que hacer es Legalizarlo... En blanco? .. ¿Y en alguna parte pongo el nombre de la empresa para que el registro sepa que es el libro de mi empresa?.
2º- Cada cuanto tengo que llevarlo al registro mercantil, ¿puesto qué entiendo que cada vez que relleno una hoja por alguna circunstancia he de hacerlo a mano?.
3º- La sociedad se constituyo en Junio 2009 con lo que llevo casi 2 años sin presentar ningún libro de actas. ¿Si ahora legalizo el libro en unos días puedo actualizar algunas hojas con acontecimientos que pasaron hace 1 año u hace 2 meses y lo vuelvo a llevar al Registro a legalizarlos o no?.
4º- Cual son los contenidos mínimos que debo incluir... He mirado en el reglamento pero no me que da nada claro. Si hay algún articulo en el reglamento del registro mercantil, ¿agradezco qué me lo diga?.
5º- Tengo un modelo de acta y, si en mi caso que somos 2 socios y un administrador único quien podría ser el presidente y quien el secretario y si fuese un solo socio que al mismo tiempo es administrador único, ¿quién haría de presidente y quien de secretario?.
6º- Por ejemplo, si en el caso hipotético que fueran 2 socios que le venden todas las participaciones de una S.L., a un nuevo socio y también se cambia el administrador único... ¿seria inscribible en un acta?.
7º- ¿Qué tienen que ver esto con la junta universal que presento todos los años cuando hago el deposito de cuentas?... ¿Tendría qué adjuntar esta hoja al libro de actas... Y si fuera así como lo hago puesto que como comente el libro que me acabo de comprar es para rellenar a mano?.
1- Lo 1º, ¿Qué tengo que hacer es Legalizarlo... En blanco? .. ¿Y en alguna parte pongo el nombre de la empresa para que el registro sepa que es el libro de mi empresa?.
2º- Cada cuanto tengo que llevarlo al registro mercantil, ¿puesto qué entiendo que cada vez que relleno una hoja por alguna circunstancia he de hacerlo a mano?.
3º- La sociedad se constituyo en Junio 2009 con lo que llevo casi 2 años sin presentar ningún libro de actas. ¿Si ahora legalizo el libro en unos días puedo actualizar algunas hojas con acontecimientos que pasaron hace 1 año u hace 2 meses y lo vuelvo a llevar al Registro a legalizarlos o no?.
4º- Cual son los contenidos mínimos que debo incluir... He mirado en el reglamento pero no me que da nada claro. Si hay algún articulo en el reglamento del registro mercantil, ¿agradezco qué me lo diga?.
5º- Tengo un modelo de acta y, si en mi caso que somos 2 socios y un administrador único quien podría ser el presidente y quien el secretario y si fuese un solo socio que al mismo tiempo es administrador único, ¿quién haría de presidente y quien de secretario?.
6º- Por ejemplo, si en el caso hipotético que fueran 2 socios que le venden todas las participaciones de una S.L., a un nuevo socio y también se cambia el administrador único... ¿seria inscribible en un acta?.
7º- ¿Qué tienen que ver esto con la junta universal que presento todos los años cuando hago el deposito de cuentas?... ¿Tendría qué adjuntar esta hoja al libro de actas... Y si fuera así como lo hago puesto que como comente el libro que me acabo de comprar es para rellenar a mano?.
1 respuesta
Respuesta de carlosolis
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Como sabrá las sociedades mercantiles llevarán un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
Pues bien, una vez comprado el libro deberá proceder a llevarlo al Registro Mercantil para su legalización. Deberá rellenar una solicitud de legalización con los datos de la empresa, y el Registro sellará todas y cada una de las páginas del libro y lo identificará oficialmente como correspondiente a la sociedad.
Una vez recogido del Registro Mercantil, deberá inscribir (manualmente porque es el sistema que ha utilizado), todas y cada una de las actas de las juntas celebradas desde la constitución de la misma para que consten en el libro, con los datos que establece el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil.
En su caso las actas deben ser firmadas por las personas que se hayan determinado en los estatutos de la sociedad (ver escritura de constitución)
Por supuesto, las actas correspondientes a juntas generales universales o no de aprobación de cuentas deberán, como cualquier otra, reflejarse en el libro de actas.
Pues bien, una vez comprado el libro deberá proceder a llevarlo al Registro Mercantil para su legalización. Deberá rellenar una solicitud de legalización con los datos de la empresa, y el Registro sellará todas y cada una de las páginas del libro y lo identificará oficialmente como correspondiente a la sociedad.
Una vez recogido del Registro Mercantil, deberá inscribir (manualmente porque es el sistema que ha utilizado), todas y cada una de las actas de las juntas celebradas desde la constitución de la misma para que consten en el libro, con los datos que establece el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil.
En su caso las actas deben ser firmadas por las personas que se hayan determinado en los estatutos de la sociedad (ver escritura de constitución)
Por supuesto, las actas correspondientes a juntas generales universales o no de aprobación de cuentas deberán, como cualquier otra, reflejarse en el libro de actas.
lo 1º gracias por responderme, pero me gustaria que pudiera aclararme lo siguiente;
Lo del libro lo entendí... pero como hago con la hoja de la junta que presente el año pasado donde se aprobaban las cuentas y que esta bien hecha pero la presente como hoja suelta y claro esta sellada por el notario... como la inserto en el libro
en mi caso seria que cuando voy a presentar el deposito de cuentas, escribo a mano (la hoja del libro de actas) y el libro se lo llevo al notario para que lo legalize (tanto la del año pasado que el notario me legalizo como la que presentaré en un par de meses) y luego el libro lo llevo al registro
la cuestión es que no se como conjugar la hoja de legalización del notario que paso por el registro en Julio del año pasado, así como la que haré este año ... con el libro de actas... es que es lo único que no entiendo puesto que también entiendo que como siguen los mismos socios y administradores y no ha habido nada especial por parte de la empresa
si esto me lo puedes aclarar te lo agradecería una barbaridad
Lo del libro lo entendí... pero como hago con la hoja de la junta que presente el año pasado donde se aprobaban las cuentas y que esta bien hecha pero la presente como hoja suelta y claro esta sellada por el notario... como la inserto en el libro
en mi caso seria que cuando voy a presentar el deposito de cuentas, escribo a mano (la hoja del libro de actas) y el libro se lo llevo al notario para que lo legalize (tanto la del año pasado que el notario me legalizo como la que presentaré en un par de meses) y luego el libro lo llevo al registro
la cuestión es que no se como conjugar la hoja de legalización del notario que paso por el registro en Julio del año pasado, así como la que haré este año ... con el libro de actas... es que es lo único que no entiendo puesto que también entiendo que como siguen los mismos socios y administradores y no ha habido nada especial por parte de la empresa
si esto me lo puedes aclarar te lo agradecería una barbaridad
Si no le entiendo mal, creo que está confundiendo dos documentos distintos.
Uno sería rellenar el libro de actas con los acuerdos tomados, como ya comentamos anteriormente y otro, que creo que es donde está la duda, es una certificación de ese acta que debe hacerse anualmente para incorporarla a la presentación de las cuentas anuales y que deben legitimarse las firmas notarialmente que aparecen consignadas en el documento .
Ese documento lo que pretende es certificar por parte del órgano de administración de la empresa que en el libro de actas consta inscrito el acuerdo de aprobación de las cuentas anuales que se celebra en la junta general. Se trata de una certificación de lo que consta en el libro de actas. Ese documento además se acompaña junto con otros en el depósito de cuentas anuales que hay que hacer al registro mercantil en cada ejercicio.
Uno sería rellenar el libro de actas con los acuerdos tomados, como ya comentamos anteriormente y otro, que creo que es donde está la duda, es una certificación de ese acta que debe hacerse anualmente para incorporarla a la presentación de las cuentas anuales y que deben legitimarse las firmas notarialmente que aparecen consignadas en el documento .
Ese documento lo que pretende es certificar por parte del órgano de administración de la empresa que en el libro de actas consta inscrito el acuerdo de aprobación de las cuentas anuales que se celebra en la junta general. Se trata de una certificación de lo que consta en el libro de actas. Ese documento además se acompaña junto con otros en el depósito de cuentas anuales que hay que hacer al registro mercantil en cada ejercicio.
La ultima cuestión y no le molesto más... en mi caso, llevo ya el libro de actas al registro - como no ha habido nada importante en la sociedad puesto que no ha habido ninguna modificación importante... y como empezamos la sociedad en el 2009, ¿pues una vez que tenga el libro (en unos días)... escribo a mano literalmente el acta presentado en julio de 2010 - de aprobación de las cuentas anuales - y que lo firmen el presidente y el secretario aunque con fecha de esa época?
Y en la 2ª hoja, escribo el acta de julio de 2011 - de aprobación de las cuentas anuales del 2010 - que presentaré en unos meses, aparte de presentar como ud. dice - que eso lo se - el acta legalizado por el notario más otros documentos para el deposito de cuentas con lo que, en este caso tendría dos exactos, ¿uno escrito a mano y otro en papel legalizado por el notario y posteriormente presentado al registro? ¿Por cierto sabrías cuanto me puede salir aproximadamente legalizar el libro de actas?
Muchísimas gracias...
Y en la 2ª hoja, escribo el acta de julio de 2011 - de aprobación de las cuentas anuales del 2010 - que presentaré en unos meses, aparte de presentar como ud. dice - que eso lo se - el acta legalizado por el notario más otros documentos para el deposito de cuentas con lo que, en este caso tendría dos exactos, ¿uno escrito a mano y otro en papel legalizado por el notario y posteriormente presentado al registro? ¿Por cierto sabrías cuanto me puede salir aproximadamente legalizar el libro de actas?
Muchísimas gracias...
Respecto a la primera, si se trata de el mismo presidente y secretario, pondría fecha de ese momento, para evitar posteriores aclaraciones.
Respecto a la segunda, insisto que no se trata de tener dos exactos, sino que uno es el acta y otro sería una certificación de ese acta, donde aparece que el miembro del órgano de administración, certifica que en el libro de actas de la sociedad resulta lo siguiente...
El coste de la legalización de libros de actas es una tasa del registro mercantil. Desconozco si es una tasa única o depende del Registro Mercantil donde se ubique. En mi caso Registro Mercantil de Sevilla, está en torno a 40 euros.
Respecto a la segunda, insisto que no se trata de tener dos exactos, sino que uno es el acta y otro sería una certificación de ese acta, donde aparece que el miembro del órgano de administración, certifica que en el libro de actas de la sociedad resulta lo siguiente...
El coste de la legalización de libros de actas es una tasa del registro mercantil. Desconozco si es una tasa única o depende del Registro Mercantil donde se ubique. En mi caso Registro Mercantil de Sevilla, está en torno a 40 euros.
