Dudas administrativas y comerciales de agencia viaje mayorista

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Llevo un año trabajando en un proyecto, se trata de una agencia de viajes mayorista, la cual está a punto de iniciar su actividad, quiero dedicarme al turismo de lujo, ofrezco paquetes de viajes los cuales los elaboro yo mismo, es decir, las reservas de los hoteles, restaurantes y demás actividades se hacen de forma manual por parte de la mayorista, el publico para el que se elaboran los paquetes son extranjeros de nivel adquisitivo alto.
Por mi inexperiencia en el sector tengo algunas dudas tanto administrativas como comerciales de como actúan las agencias mayorista frente a las minoristas, espero que me puedan ayudar porque estoy atascado en este punto, las duda son las siguientes:
Dudas Administrativas:
Para realizar una reserva, ¿la agencia de viajes minorista la realiza a través de la web de la agencia de viajes mayorista? Si es así:
¿Qué documentación recibe la agencia de viajes minorista cuando confirma una reserva a través de la web de la agencia de viajes mayorista, puesto que su cliente le ha pagado el viaje?, ¿Esta documentación la recibe al instante?
Cuando una agencia minorista cancela el total o parte de un viaje, ¿Qué documentación recibe la agencia de viajes minorista cuando realiza la cancelación?, ¿Esta documentación la recibe al instante?
¿Cómo justifica una agencia de viajes mayorista los gastos de ocasionados por la gestión y la anulación? Si lo realiza mediante facturas que le hacen a ella sus proveedores, ¿cómo justifica los gastos comunes? (Gastos comunes: gastos comunes que se dividen, para calcular el precio del viaje, entre el mínimo de personas para la realización del evento, como alquiler vehículo, traductor, etc…)
Dudas Comerciales
¿Cómo suelen contactar las agencias de viajes minoristas con las mayoristas? ¿Son las mayoristas las que ofrecen sus productos a las minoristas?
¿Tiene la agencia mayorista algún tipo de detalle con la minorista para que venda su producto?

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2 respuestas

Respuesta
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Hoy en día, por Internet es todo más ágil.

Lo primero, tendrás que hacer una labor comercial, para que las Agencias Minoristas sepan los servicios que ofreces y te lo puedan pedir.

Una vez que te hagan la reserva, tendrás que enviarles una confirmación de los servicios, detallando el precio y la comisión que la das a la Agencia.

En cuanto, a los gastos de cancelación, hay un baremo, dependiendo los días con que se anulen, para aplicarlos.

Gracias por tus aclaraciones, lo siento pero al no tener experiencia en el sector me cuesta entender el procedimiento de actuación, ¿puedes contestarme a las siguientes preguntas?

Cuando el cliente final (el que contrata el viaje a través de la minorista) paga y confirma su reserva.
- ¿La factura que le tengo que enviar a la agencia de viajes minorista hay que enviarla en el mismo instante de la confirmación de la reserva?
- ¿Esta factura es el importe total del viaje menos la comisión de la minorista?
- ¿Para viajes de lujo que comisión se suelen dar?
- ¿Tengo que enviar en el mismo instante de la confirmación de la reserva contrato de viaje combinado para que lo firme la agencia minorista y el cliente final?
- Dentro del paquete he incluido un seguro de asistencia en viaje, ¿Tengo que enviar en el mismo instante de la confirmación de la reserva la póliza del seguro?

En cuanto a los gastos de gestión y anulación, la ley no especifica como hay que declararlos y que conceptos pueden entrar dentro de estos gastos.
La ley especifica que se pueden cargar unos gastos de gestión, unos gastos de anulación y una penalizaciones dependiendo de los días antelación que se produzca la cancelación, los % correspondiente a esta penalizaciones si que viene marcados, pero los gastos que puedes meter dentro de gestión y anulación no vienen especificados.
¿Me puedes dar alguna aclaración al respecto? Sobre todo necesito saber como puedo cargar al cliente que cancela un viaje el importe que se ha previsto para gastos comunes. Es decir, si un traductor cuesta 1000 euros y yo he calculado 200 por persona puesto que vienen 5 turistas, si luego cancela el viaje una persona, ¿como puedo cargar estos 200 euros al cliente final, si no tengo justificante del gasto puesto que no se ha producido el viaje?
Gracias.

Cuando la agencia minorista realiza la reserva, se le envía una confirmación de la misma, detallando las fechas, servicios, precios, ... y la comisión que se da a la Agencia.

La factura se emite, a la fecha que comienza el servicio, en ella, lo que se suele hacer, debido al régimen especial de agencia de viajes, es una autofactura, ya que la agencia, debería enviar una factura por la comisión a la Agencia Mayorista, pero como no lo suelen hacer, en la misma factura que emitimos, lo detallamos.

Hasta que la reserva, no te la haya abonado la Agencia Minorista, no la debes enviar la documentación del viaje.

Para los casos de anulación, que me describes, debes especificar antes de hacer la reserva y en la confirmación por escrito, que sí cancela el viaje, a parte de los gastos de penalización, llevará unos gastos de gestión.

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Si las agencias mayoristas tienen web de reservas todo el proceso es instantáneo. Las minoristas usan unas claves privadas facilitadas por la mayorista para que se conecten a la misma y puedan contratar los productos. Una vez finalizado el proceso la minorista recibe de la mayorista un email de confirmación de reserva donde aparecen todos los datos del producto contratado incluyendo localizador, nombre de pasajeros, precio total, servicios incluidos y la comisión desglosada para la minorista. Este email es un envío automático por parte del sistema informatizado de la mayorista.

Las cancelaciones se reciben vía inmediato a través del servicio online en la web de la mayorista cuando la agencia clica en cancelar el producto. Se recibe un email de confirmación de reserva junto con los datos del producto cancelado y un localizador de cancelación, que es distinto al de la reserva.

De cara a la minorista y dado que debe estar estipulado por contrato, la mayorista solo tiene que pasar los gastos de anulación en forma de factura sin tener que demostrar nada. Y no hay que demostrar nada ya que se supone que la mayorista tiene contratos acordados con sus proveedores que hacen que todo esté legalmente atado.

Por ultimo si eres una mayorista de nueva creación debes crear un tejido de comerciales por todo el país que se encarguen de visitar las agencias minoristas, presentarse y conseguir que la agencia se interese por vender sus productos. Posteriormente deberás seguir fidelizando a la minorista con visitas continuadas, trimestral o semestralmente, facilitándoles folletos gratis, totems, cartelería, etc... Cuando ya tienes un cierto renombre son las propias minoristas las que vendrán a ti a solicitarte las claves. De todas formas muchas mayoristas estipulan con las minoristas rappels sobre la facturación anual de producto contratado, es decir, una especie de abono económico adicional por vender su producto y superar cierto límite de facturación. Lo ideal en este caso es ofrecer rappels no directamente a la minorista sino al grupo que representa la misma (ya sea franquicia o asociación) de forma que tengas muchos puntos de venta para tu producto.

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