Crear BD controle material retornable

Tengo la necesidad de crear una Base de Datos en Access que me permita controlar las entradas y salidas de material que es retornable, es decir que mandó de mi almacen un producto con un cliente que al paso de determinados días me devuelve ese mismo material.
  La cuestión aquí es que lo que necesito que me haga esa BD es:
1. Controlar el material
2. Enviar alertas de cuando el material ya tenga bastantes días con el cliente
3. Proporcionar reportes de los movimientos por material
Creo que eso es lo que necesita hacer la herramienta, pero aquí lo principal es que se maneja un sistema por el cual se ingresan los datos del material que entra y sale del almacen que me genera un archivo en excel y de ahí lo tendría que importar hacia la base de datos en access. (Aquí es donde tengo un buen de problemas). Ya que los registros se repiten es decir:
Material Fecha de entrada Material Fecha de Salida
A             15/09/2010                                  A            14/09/2010
A              16/09/2010                                 A             17/09/2010
Y a raiz de esto se me ha dificultado mucho más.
Espero tener orientación de los expertos o si alguno de los mismos se pueda comunicar conmigo a través de este medio y me proporcione sus datos, para ponerme en contacto se lo agradecería mucho.
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1 Respuesta

2.350 pts.
A falta de que otro experto "más experto" te conteste, aquí va mi respuesta.
Empezando por el final, no has descrito muy bien como tienes los datos en excel, si están en 2 hojas distintas o en la misma.
Tal y como muestras sería fácil. Si usas el asistente, éste te da la opción de no importar las columnas que no quieras, en este caso la de material que se repite la eliminarías, y ya te quedaría una buena tabla de access.
Si no es así y tienes los datos cada uno por un lado deberías hacer una hoja aparte (que no debe ser muy tedioso con copypaste) que te presente los datos de esta manera:
Material   Fecha de Salida Fecha de entrada
A                14/09/2010           15/09/2010           
B                16/09/2010           17/09/2010           
Si lo ves muy complicado de trasvasar, a veces es mejor hacer la bd y empezarla de cero con la situación en el momento en que empieces a utilizarla.
También depende mucho de qué "material" estamos hablando, si son cosas "grandes", lo mejor es que codifiques cada unidad en lugar de andar subiendo y bajando stocks, y le hagas un seguimiento. Trabajar con stocks complica mucho las cosas. Aclara eso.
Tienes que hacer una bd de gestión de inventario con algunos complementos.
Crea tablas:
- Clientes
- Productos
- Movimientos: producto, proveedor al que envías, fecha de envío... fecha de retorno.
Y en las consultas es donde está toda la información que necesitas.
Para saber lo que está fuera creas una consulta "Material no devuelto" importando los campos de la tabla envíos y le fijas como criterio en fecha de retorno "es nulo".
Para saber lo que está en el almacén es más complicado porque tendrías que crear una consulta que te diese como criterio en fecha de entrada=Es Verdadero, pero te saldría todo el histórico de envíos. Tendrías que crear una consulta que te seleccionase solo los registros de fecha más reciente. Una forma más sencilla de hacerlo es creando otra consulta en la que los criterios sean fecha salida=Es Nulo y fecha de entrada=Es Nulo. Pero tendrías que cuidarte de crear un nuevo registro en "movimientos" para ese producto una vez. Seguramente hay más formas, pero ahora mismo no se me ocurren.
Resumiendo, básalo todo en si los campos fecha de entrada o salida son nulos o verdaderos.
Cualquier cosa que quieras desarrollar más dímela, a ver si damos con ello.
Creo que tienes razón en cuanto a lo de aclarar más la información... Lo que estoy haciendo es una base de datos que controle unos 1000 materiales que son retornables, Cuando yo los envío a un cliente, este cliente tiene la obligación de regresarme ese mismo material al paso de "X" días.
Tengo 1 tabla, que es "Distribuidores" que contiene Iddistribuidor, Distribuidor, ruta, y "dias" (esto días de tolerancia par el retorno del material por distribuidor".
Otra tabla que se llama Materiales que contiene Idmaterial, color, estatus.
Pero no se como estructurar las entradas y salidas, porque no se si solo en una tabla puedo hacer eso o tengo que crear 2 tablas, una para entrads y otra para salidas y que el sistema me ponga el status en la tabla de Materiales.
Es mejor hacerlo todo en una sola tabla tal como te he dicho antes, creas una tabla "envíos" y le pones fecha de entrada y salida tal como hemos hablado.
Después creas una consulta "material retrasado" y añades los campos idmaterial, id_distribuidor, id_fechasalida, id_fechaentrada y en una columna nueva a la derecha una función que -honestamente- no conocía pero he estado investigando, se llama datediff y te sirve para restar fechas:
DateDiff("d";[fechasalida];fecha()) ----> fecha () es la fecha de hoy
Como criterio le fijamos <[diastolerancia] 
Antes, como criterio a fecha de entrada le fijamos "es nulo". Si prescindimos de la columna de la función, tenemos todos los envíos pendientes de retorno. Eso te informa de todo el material que está fuera y de quién lo tiene, pues tenemos el campo "distribuidor".
Y ya si quieres que una marca que te indique el estatus de los materiales en las tablas, lamento no poder ayudarte porque me temo que hay que usar líneas de programación que yo no conozco :-(.
Ok, gracias por el consejo de como armar las tablas... deja reviso como funciona y te mantengo altanto, por la parte de programación que comentas para conseguir el status, ¿en dónde puedo inevstigar?.. Saludos
Pues aquí mismo investigaría yo, prueba a preguntar directamente a un experto de los que tienen más estrellas.

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