Formación comunidad sin haber firmado escritura

Mi novia y yo hemos comprado una casa de vpo junto con garaje y trastero, la firma de la escritura suponemos que será dentro de 10 días, el edificio consta de 16 viviendas de vpo y 4 de renta libre.
El pasado lunes recibí en mi casa una carta de un administrador en la cual se hacia constar que se había celebrado una reunión de copropietarios a la cual habían asistido solamente 2 copropietarios de 2 de las viviendas de renta libre que parece ser que ya han firmado la escritura, una representante de la promotora por todos los futuros dueños de las viviendas de vpo y el administrador.
En la reunión acordaron nombrar presidente de la escalera a uno de los propietarios presentes y vicepresidente al otro, nombrar al administrador presente y darle poderes plenipotenciarios hasta como titular de una cuenta de ahorros con su sola firma, compra de libros de actas, etc., ¿así cómo la solicitud de domiciliación bancaria de un pago de 150? ¿Por piso y 50? Por garaje para la formalización del fondo de reserva.
¿Es esto correcto?, yo creo que los pisos que tienen más metros deben pagar más en todos los aspectos según he oído y aparte algo me han hablado de ciertos porcentajes de participación en los gastos comunes según conste en las escrituras.
¿Cómo es posible que se celebre juntas sin haber nadie presente de los futuros propietarios?
¿Cómo debemos actuar ante este proceder?

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Voy a contestar las preguntas por el mismo orden en el que me las ha planteado:
- En relación con si es correcto o no pedir esos importes, si que es cierto que debería depender de los porcentajes de participación reflejados en la escritura, pero sería conveniente averiguar si en la escritura de división horizontal no dispone que los gastos de la comunidad serán pagados a partes iguales, ya que no es algo inusual, pero de no ser así los gastos debería prorratearse a cada copropietarios en relación a su coeficiente de participación.
- En relación a lo de celebrar juntas sin ninguno de los futuros propietarios, es posible, ya que los futuros propietarios todavía no son propietarios, si que es verdad que se les podía haber convocado, por deferencia, pero no es prescriptivo.
- La forma de actuar sería la siguiente: Lo primero será firmar la escritura, ya que hasta ese momento no se es propietario.
Una vez hecho esto solicitar al presidente que convoque otra reunión para ratificar estos acuerdos y nombramientos.

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