Error contable al contabilizar una factura emitida

Santi buenas tardes. ¿Qué tal ha ido el fin de semana? Confío en que bien.

Veras ante esta situación ¿cómo actuarias?

Resulta que facturamos a un cliente en 2012 por un importe de 5000 euros por prestación de servicios y antes de fin de mes (cuando enviamos las facturas) la chica de administración se dio cuenta que había olvidado incluir en factura 2000 euros pertenecientes a material que se le refactura a este cliente, con lo cual lo incluyó en la factura y envío la carta. Hasta ahí sin problema, lo que ocurre es que esta chica olvidó decirle al contable que había cambiado la factura (antes se facturaba con Excel y luego se las daban al contable quien hacia los asientos cuando la chica de administración a fin de mes le pasaba toda la documentación). Por falta de comunicación el contable contabilizó la factura en 5000 euros, pero el cliente nos ingresó los 7000 euros, que era el importe de la factura final que le llegó.
Ahora tengo ese descuadre de 2000 euros en el cliente por haber contabilizado la factura con menor importe, y ahora no sé como hacer para poder regularizarlo. ¿Cómo procederíais? ¿Qué asiento hago para poder reflejar estos 2000 euros de menos que aparecen contabilizados en venta? No puedo anular la factura porque es de 2012.

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Lo legal, estricta y literalmente legal, sería rectificar la declaración del Iva del trimestre en cuestión, la declaración resumen anual de iva, el 347 y, además, poner el culo para que la Agencia Tributaria disfrute...

Porque por cada una de las rectificativas tienes una sanción, leve por ser voluntaria, pero sanción. Y además barrunto que quizás la Agencia Tributaria querrá saber algo más, e iniciaría una comprobación de oficio.

Imagino que el cliente declaró en el 347 (la declaración de operaciones con terceros mayores de 3.000 euros) la cifra correcta, el error es vuestro, os corresponde a vosotros dar explicaciones. Yo lo que haría sería dejar la factura en el 2012 como debería estar por los 5.000 pavos declarados, y realizaría en el 2013 una anulación de aquella factura y haría la nueva tal como la recibió el cliente: eso soluciona el problema del IVA y del importe cobrado, y el 347, si os piden explicaciones desde la Agencia, ya las daréis. Si reconocéis el error de una manera más o menos lógica, aquí paz y allá gloría, os sancionarán con 150 euros y pare usted de contar. Pero para eso tienen que detectar la falla, que lo más normal es que no la detecten.

Y la explicación es bien sencilla, los programas de facturación y contabilidad no están enlazados, y la factura se rectificó para incluir un material, y vosotros contabilizáis la mala y el cliente la buena. Y es al detectar el descuadre de tesorería cuando se rectifica, confeccionando la factura correctamente.

Es lo más limpio lo que menos problemas os va a dar.

Aunque ya te digo, ciéndose a la letra de la ley, te toca palmar pasta... pero eso no lo hace ni la prima de Montoro.

jajajajaja exquisito Santi. Gracias por tu explicación y ayuda. Mi jefe de operaciones ha dicho lo mismo, sólo que le ha añadido un gesto facial en plan, pufff me la trae floja! Yo creo que me preocupo demasiado por las cosas...hay que hacerlas bien, pero sin estresarse. Lo que ocurre que mi empresa arrastra unos vicios de los administrativos y contables anteriores muy feos.

Muchas gracias de nuevo!

Un saludo y que tengas buena samana

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