Control de documentos
¿Para controlar los documentos del sistema de calidad es necesario tener una matriz de control y una tabla de distribución o solo con la matriz basta?
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Respuesta de fcomoron
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¿Cualquier cosa es un documento?
¿Usted tiene bases de datos, webs, catálogos, tarifas, procedimientos amplios, particulares, puntuales, especificaciones, leyes, formatos? Muestras (fotos, muestras físicas para inspecciones, ¿portalápices con la visión de la empresa?).
Documento es el rastro físico necesario para el funcionamiento del cuerpo conceptual de la empresa.
Da igual una matriz o una tabla... o lo que sea. Sirve una base de datos misma. Al fin, lo único que se debe saber es:
Qué documento es el que está en vigor y cuándo se le dio a quien lo tiene que usar,
Cuántos documentos son los que en definitiva hay que considerar porque sirven de algo y cuales son sus nombres, códigos o como quiera llamárseles o se llamen,
- Cuáles hay que guardar y por cuánto tiempo y por qué,
- Cómo hay que usarlos y protegerlos,
- Cómo hay que cumplimentarlos en el caso en que sean formatos,
Cómo se archivan y dónde,
- Etc.
Estas cosas y algunas más deben considerarse, según las recomendaciones de las normas guía.
Estas normas, para el caso de control de documentos, solo aplican el cuidado debido, más que algún tipo de complejidad técnica intrínseca a este control. Si existiese alguna complejidad asociada al control de documentos, sería más por la naturaleza y repercusión social o legal de algún documento en particular, que haga difícil su control (archivo, ¿manipulación o destrucción con medidas especiales)?
No hay más?
¿Usted tiene bases de datos, webs, catálogos, tarifas, procedimientos amplios, particulares, puntuales, especificaciones, leyes, formatos? Muestras (fotos, muestras físicas para inspecciones, ¿portalápices con la visión de la empresa?).
Documento es el rastro físico necesario para el funcionamiento del cuerpo conceptual de la empresa.
Da igual una matriz o una tabla... o lo que sea. Sirve una base de datos misma. Al fin, lo único que se debe saber es:
Qué documento es el que está en vigor y cuándo se le dio a quien lo tiene que usar,
Cuántos documentos son los que en definitiva hay que considerar porque sirven de algo y cuales son sus nombres, códigos o como quiera llamárseles o se llamen,
- Cuáles hay que guardar y por cuánto tiempo y por qué,
- Cómo hay que usarlos y protegerlos,
- Cómo hay que cumplimentarlos en el caso en que sean formatos,
Cómo se archivan y dónde,
- Etc.
Estas cosas y algunas más deben considerarse, según las recomendaciones de las normas guía.
Estas normas, para el caso de control de documentos, solo aplican el cuidado debido, más que algún tipo de complejidad técnica intrínseca a este control. Si existiese alguna complejidad asociada al control de documentos, sería más por la naturaleza y repercusión social o legal de algún documento en particular, que haga difícil su control (archivo, ¿manipulación o destrucción con medidas especiales)?
No hay más?
