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Contabilizar deuda incobrable

La empresa donde trabajo compro una maquina, el vendedor extendió una factura por el importe pactado más IVA, del cual abonamos una cantidad quedando un resto pendiente de pago. En vendedor hizo entrega de la maquina, que una vez en nuestras...
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Tengo una duda respecto al tema de los proveedores. Utilizamos bastante servicios prestados por otras empresas tales como traducciones de texto, impremptas, etc...(607000000), dichas empresas las entro como 410 (proveedor), no sé si lo debería entrar...
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Como debo archivar las facturas de una sociedad puedo hacerlo por un lado los ingresos y por otro los gastos siguiendo un orden cronológico o debo hacerlo todo junto ordenándolo por el numero de asiento para su mejor localización.
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