Deplegar datos especificos lista excel
Hola que tal, estoy haciendo el formato de una factura en excel, pero tengo problemas para buscar nombres de una lista de clientes que comiencen con una o varias letras en específico, por ejemplo, si tecleo "Ju" pues que me despliegue todos los nombres que comiencen con "Ju", como Juan Gabriel, Juan Carlos, Juventino Rosas, etc. Y que al elegir uno de ellos, me despliegue todos sus datos en otras celdas, como dirección, teléfono, ciudad, etc. Tengo la factura en una hoja y los nombres con sus datos en otra.
De antemano gracias
De antemano gracias
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Respuesta de jj1981
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No sé qué nivel de excel tienes, así que primeramente te explicaré por encima cómo puedes hacerlo, si ves que no te sale pues me preguntas otra vez y lo hacemos paso a paso, ¿ok?
El primer paso (encontrar un nombre) se me ocurre que puedes hacerlo de dos formas:
1. Poner un autofiltro en la cabecera del nombre, con lo cual puedas filtrar lo que quieras, en Excel 2007, te da varias opciones de filtro: "Comience por", "Contenga", ... con lo cual el primer paso ya lo tendríamos.
2. La segunda opción es aplicar una validación de datos, con el formato de entrada "lista", con lo cual obtenemos por otro procedimiento algo similar al filtro pero sin las opciones de filtrado, pero con la ventaja de que en la celda te aparecería el valor requerido.
Pasamos al segundo paso. Si partimos de la segunda opción, pues es simplemente utilizar en las casillas que quieras la fórmula "BUSCARV" a partir del nombre seleccionado y que busque donde tengas lo datos. Si partimos de la primera opción, pues tendrías que jugar a ocultar las columnas y cuando tengas seleccionado los nombres que quieras, que automatizaras el mostrarlas.
Si estas indicaciones no te son suficientes, vuelve a preguntarme, ¿ok?
El primer paso (encontrar un nombre) se me ocurre que puedes hacerlo de dos formas:
1. Poner un autofiltro en la cabecera del nombre, con lo cual puedas filtrar lo que quieras, en Excel 2007, te da varias opciones de filtro: "Comience por", "Contenga", ... con lo cual el primer paso ya lo tendríamos.
2. La segunda opción es aplicar una validación de datos, con el formato de entrada "lista", con lo cual obtenemos por otro procedimiento algo similar al filtro pero sin las opciones de filtrado, pero con la ventaja de que en la celda te aparecería el valor requerido.
Pasamos al segundo paso. Si partimos de la segunda opción, pues es simplemente utilizar en las casillas que quieras la fórmula "BUSCARV" a partir del nombre seleccionado y que busque donde tengas lo datos. Si partimos de la primera opción, pues tendrías que jugar a ocultar las columnas y cuando tengas seleccionado los nombres que quieras, que automatizaras el mostrarlas.
Si estas indicaciones no te son suficientes, vuelve a preguntarme, ¿ok?
Pues mira, no tengo mucho conocimiento de excel, para que te des una idea, no conozco como trabaja el filtro, si lo puedo poner y establecer parámetros, pero no se como trabaja, como tengo que ingresar los datos. El detalle de automatizar de esta manera es que su hago una lista normal pues son más de 300 datos en una sola lista, y pues me llevaría mucho tiempo buscar de uno en uno, sin embargo quiero agilizar el tiempo automatizando la búsqueda. Te agradecería si me explicas un poco menos rápido porque como no conozco a fondo el programa, si se me complica tratar de entender tan rápido. Gracias por tu atención.
Lo más rápido y sencillo que se me ocurre (sin utilizar macros) es:
1.- Que tengas la lista siempre ordenada, eso puedes conseguirlo con el botón donde aparece la A y la Z con una flechita o en el menú "Datos > Ordenar", con lo cual conseguimos que en el desplegable (que ahora vemos como crearlo) se facilite la búsqueda de cualquier nombre.
2.- Sitúate en la celda que quieras y entra en el menú "Datos > Validación de Datos" y en la pestaña configuración de la ventana que te sale selecciona "Lista" en la opción de "Permitir:" con lo que se activará un nuevo campo "Origen" en el que tendrás que seleccionar la lista entera donde tengas todos los nombres de donde quieras buscar (o en previsión de un aumento de los registros, pueden seleccionar más celdas, donde en un futuro introducirás nuevos nombres). Asegúrate que está seleccionada la opción "Celda con lisa desplegable". Con esto conseguiremos un desplegable en la celda donde has añadido el criterio de validación de datos, de donde podrás buscar rápidamente (porque tienes ordenado alfabéticamente los nombres) cualquier nombre.
3.- Para desplegar los demás datos del cliente en otras celdas puedes usar la función BUSCARV en las celdas que quieras que aparezcan los diferentes datos, la forma de usar esta función es la siguiente:
BUSCARV(A;HojaX!B:C;D;0)
Donde:
A, es la celda donde has puesto anteriormente la validación de datos (donde está el desplegable)
HojaX, es el nombre de la hoja donde tienes los datos
B:C, es el rango de celdas donde tienes todos los datos, donde obligatoriamente en la primera columna de ese rango tienes que tener los mismos registros que en la lista del despeglables
DE, es el número de columna dentro del rango B:C, con este número puedes seleccionar teléfono, ciudad, ...
Repitiendo la misma fórmula pero variando el valor DE puedes poner en las celdas que quieras cada uno de los valores que quieras.
Espero que esta vez me haya explicado mejor y consigas tu objetivo. De todas formas siempre hay más de un camino para conseguir las cosas, este sólo es uno de ellos.
Si tienes alguna otra duda, ya sabes donde encontrarme.
1.- Que tengas la lista siempre ordenada, eso puedes conseguirlo con el botón donde aparece la A y la Z con una flechita o en el menú "Datos > Ordenar", con lo cual conseguimos que en el desplegable (que ahora vemos como crearlo) se facilite la búsqueda de cualquier nombre.
2.- Sitúate en la celda que quieras y entra en el menú "Datos > Validación de Datos" y en la pestaña configuración de la ventana que te sale selecciona "Lista" en la opción de "Permitir:" con lo que se activará un nuevo campo "Origen" en el que tendrás que seleccionar la lista entera donde tengas todos los nombres de donde quieras buscar (o en previsión de un aumento de los registros, pueden seleccionar más celdas, donde en un futuro introducirás nuevos nombres). Asegúrate que está seleccionada la opción "Celda con lisa desplegable". Con esto conseguiremos un desplegable en la celda donde has añadido el criterio de validación de datos, de donde podrás buscar rápidamente (porque tienes ordenado alfabéticamente los nombres) cualquier nombre.
3.- Para desplegar los demás datos del cliente en otras celdas puedes usar la función BUSCARV en las celdas que quieras que aparezcan los diferentes datos, la forma de usar esta función es la siguiente:
BUSCARV(A;HojaX!B:C;D;0)
Donde:
A, es la celda donde has puesto anteriormente la validación de datos (donde está el desplegable)
HojaX, es el nombre de la hoja donde tienes los datos
B:C, es el rango de celdas donde tienes todos los datos, donde obligatoriamente en la primera columna de ese rango tienes que tener los mismos registros que en la lista del despeglables
DE, es el número de columna dentro del rango B:C, con este número puedes seleccionar teléfono, ciudad, ...
Repitiendo la misma fórmula pero variando el valor DE puedes poner en las celdas que quieras cada uno de los valores que quieras.
Espero que esta vez me haya explicado mejor y consigas tu objetivo. De todas formas siempre hay más de un camino para conseguir las cosas, este sólo es uno de ellos.
Si tienes alguna otra duda, ya sabes donde encontrarme.
