Fundamento legal sobre observaciones en facturas de finiquitos.

Quisiera saber sí existe un fundamento legal que diga como deben ir las observaciones en las facturas de finiquito. Me explico mejor, El área administrativa no esta aplicando los pagos por las facturas de finiquito que no tengan en las observaciones el folio de la factura donde se aplico el anticipo.

¿Esto es correcto?