Necesito información para realizar un protocolo de manejo de carpetas y archivos en una red local

Mmmm a ver si he puedo ayudarte porque creo tener una idea de como hacer lo que me preguntas. Si te interpreto bien, no se el sistema operativo pero yo crearía carpetas compartidas en la red de Pc´s. Ejemplo yo tengo dos equipos y ambos tienen en el escritorio una carpeta que esta alojada en uno de ellos los dos pueden ver copiar y manipular a su antojo. Esto mismo lo puedes hacer compartiendo cada equipo una carpeta donde guarde la información de la que hablas de esta forma todos podrán acceder a toda la información de manera rápida.
¿Cómo hacemos tal tipo de carpetas? Bien creamos una carpeta o una que ya contenga la información a compartir y botón derecho sobre ella, "Compartir" o "Propiedades" marcamos las casillas correspondientes en cuanto a los privilegios de que dispondrán los demás usuarios de tu red sobre esa carpeta y listo. Una forma rápida para no tener que repetir este proceso es, crear imágenes de uno de los equipos con tales carpetas ya creadas y pasar la imagen de ese equipo al resto; dejando así todos los Pc´s de la misma red iguales (en los cibers, colegios e institutos se hace así). Es más como siempre y cuando todos los equipos tengan el mismo hardware, con este método el mantenimiento y las actualizaciones son pan comido.
Para más información también estoy en. www.xtreme-condition.com
Saludos y Espero haber sido de utilidad.