Anónimo
Correspondencia word - access
Estoy haciendo una BD para la empresa y hay un par de cosas que por más que busco no encuentro como hacerlas.
El caso es que hay una tabla que contiene la info de todos los trabajadores, y cuando hay un alta nueva, al trabajador se le dan una serie de fichas informativas hechas con word. El caso es que conseguí combinar la correspondencia para que en los documentos de word salieran los campos que yo quería sacándolos de la tabla de access. Pues bien, lo que me gustaría hacer es que en el formulario donde se introducen los datos de los trabajadores hubiera un botón que te abriera el documento combinado de word ya con los registros seleccionados (me refiero a que el word se abra con el registro en el que estoy en el formulario, y no tener que seleccionarlo manuamente). Con eso me conformaría, aunque también estaría bien que directamente imprimiera el documento sin tener que abrir word.
El caso es que hay una tabla que contiene la info de todos los trabajadores, y cuando hay un alta nueva, al trabajador se le dan una serie de fichas informativas hechas con word. El caso es que conseguí combinar la correspondencia para que en los documentos de word salieran los campos que yo quería sacándolos de la tabla de access. Pues bien, lo que me gustaría hacer es que en el formulario donde se introducen los datos de los trabajadores hubiera un botón que te abriera el documento combinado de word ya con los registros seleccionados (me refiero a que el word se abra con el registro en el que estoy en el formulario, y no tener que seleccionarlo manuamente). Con eso me conformaría, aunque también estaría bien que directamente imprimiera el documento sin tener que abrir word.
1 respuesta
Respuesta de helpcenter08
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desde Bogotá D. C., Colombia:
El asunto planteado se puede hacer creando un informe en Access de manera proporcional pero se debe hacer calculando espacios de contenido. Lo puede generar luego con una consulta, y en ese caso si se podrían imprimir los registros seleccionados a través de un formulario en el cual se elija el empleado a imprimir.
Pero esto ya no sería con Word sino solo Access, pues la función de correspondencia sólo la posee el procesador de palabra y no el manejador de bases de datos, en este caso Access.
De lo contrario, haz una prueba como te planteo, armar una consulta que reciba como parámetro el empleado a imprimir y luego si teniendo ese parámetro invocar el documento de word, pero con base en dicha consulta, ya que habiendo un valor elegido (el dato del trabajador), pues sólo podría imprimir ese único registro.
Suerte.
El asunto planteado se puede hacer creando un informe en Access de manera proporcional pero se debe hacer calculando espacios de contenido. Lo puede generar luego con una consulta, y en ese caso si se podrían imprimir los registros seleccionados a través de un formulario en el cual se elija el empleado a imprimir.
Pero esto ya no sería con Word sino solo Access, pues la función de correspondencia sólo la posee el procesador de palabra y no el manejador de bases de datos, en este caso Access.
De lo contrario, haz una prueba como te planteo, armar una consulta que reciba como parámetro el empleado a imprimir y luego si teniendo ese parámetro invocar el documento de word, pero con base en dicha consulta, ya que habiendo un valor elegido (el dato del trabajador), pues sólo podría imprimir ese único registro.
Suerte.
Gracias por contestar.
El problema es que los documentos de word ya están hechos, y cuadrados con las plantillas de impresión con el logotipo de la empresa, y son bastantes, así que no creo que tenga tiempo para pasarlos a informes de acess... No hay ninguna forma de simplemente poner un botón que enlace al documento de word, ¿aunque no te lo abra con el registro que corresponda y haya que buscarlo manualmente?
Saludos
El problema es que los documentos de word ya están hechos, y cuadrados con las plantillas de impresión con el logotipo de la empresa, y son bastantes, así que no creo que tenga tiempo para pasarlos a informes de acess... No hay ninguna forma de simplemente poner un botón que enlace al documento de word, ¿aunque no te lo abra con el registro que corresponda y haya que buscarlo manualmente?
Saludos
Estando ubicado entonces en Word, cuando se da clic en la opción de combinar correspondencia y viendo los campos combinados, si es posible buscar el registro a imprimir, basado en cualquiera de los campos que se crucen desde access, y tomando como base el valor a buscar.
Esto quiere decir, una vez combinados los documentos en Word con los campos que se traen desde Access para combinar correspondencia, se da clic en el botón de Word con el que se visualizan los campos. Luego se da clic en el botón buscar, en el menú de edición y se ingresa el dato que se requiere. Si lo encuentra, entonces se posicionará en el número de registro o documento a generar en la combinación de correo.
Esto quiere decir, una vez combinados los documentos en Word con los campos que se traen desde Access para combinar correspondencia, se da clic en el botón de Word con el que se visualizan los campos. Luego se da clic en el botón buscar, en el menú de edición y se ingresa el dato que se requiere. Si lo encuentra, entonces se posicionará en el número de registro o documento a generar en la combinación de correo.