Buscar registro en consulta teléfonos

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Tengo dos tablas "comerciales" y "analistas". Me gustaría saber como copiar parte de los campos de un registro en otra tabla. Osea que cuando se pinche en un botón de la tabla de comerciales, se cree automáticamente un registro (con algunos campos)...
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Definición de consulta con tabla asociada ACCESS

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Como hago una consulta para que no me aparezcan los valores que ya estén utilizados en el campo

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