Necesito tareas jefe de convenciones

Estoy realizando un trabajo para la universidad y necesitaría saber cuáles son las funciones de un jefe de convenciones.
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Dentó del organigrama de un hotel, es posible encontrar el puesto de "jefe de grupos y convenciones", claro que, dependiendo de cada empresa y de sus actividades el departamento puede variar en cuanto a su nombre... en todo caso, el jefe de grupos y convenciones es quien se encarga de establecer contactos y conseguir las reservaciones de los grupos, (claro que si hablamos de convenciones, entonces podremos decir que se enfoca a los grupos grandes). Esta persona, es quien se encarga de contactarlos, ofrecer los servicios del hotel y hacerlos atractivos para el coordinador del grupo de manera que este, quede interesado en reservar el mayor número de habitaciones posibles. ´Tendrá a su cargo el manejo de tal grupo, desde la solicitud de información, cotizaciones etc. hasta todos los aspectos referentes a la llegada de las personas, desde hacer el bloqueo correspondiente al numero de habitaciones deseadas, verificar lo de los depósitos en garantía, emitir el memorándum o circular correspondiente haciéndole saber a todos los departamentos involucrados sobre la llegada del grupo, en este documento se deberá indicar, ademas de otros aspectos lo siguiente:
-Fecha y hora de llegada
-Fecha y hora de salida
-Numero y tipo de habitaciones (sgl, dbl, tpl, cpl, etc.)
-Nombnre del coordinador y/o responsable
-Indicaciones en particular para los distintos departamentos
Hay muchos otros aspectos que contiene el memorándum o el instructivo de grupo, que variaran en función del jefe de convenciones o de quien lo emita.
También es importante que, si el grupo va a tener alimentos incluidos a manera de paquete, se haga la inhdicacion a División cuartos, para que sepa informar al grupo cuando lleguen sobre los detalles de sus alimentos y al departamento de alimentos y bebidas, principalmente si se les ofreció algún platillo o menu de platillos en particular, a fin de que se pueda hacer la requisicion correspondiente al departamento de compras y haya los elementos encesarions para preparar el numero indicado de platillos para todos los comensales.
El jefe de convenciones también tendrá que estar al tanto de todo lo que sucede con el grupo que ha contratado y también deberá supervisar los detalles y que puedan surgir con respecto al grupo.
Debe existir una coordinación muy estrecha con División cuartos, alimentos y bebidas, (cuanbdo proceda) seguridad, etc. con el fin de que el grupo tenga una estancia placentera y se lleve una buena impresión del hotel.
También es importante especificar si, pooir ser grupo se les maneja una tarifa preferente o especial, a fin de no cometer errores al momenbto de cargar las tarifas nocturnas y evitar así problemas posteriores al departamento de contabilidad o a las cajas
Siempre se debe tener alguna garantía a fin de poder respetar el bloque de las habitaciones correspondientes, generalmente se le da al coordinador una fecha liomite para garantizar sus habitaciones con el fin de que a su llegada todo transcurra con toda facilidad y se les puedan entregar las habitaciones sin contratiempos.
Manjar grupos y en paritcular convencviones es algo muy complejo, más aun si como empresa es el hotel sede del evento, porque hay muchos otros aspectos a considerar.
Espero que esta descripción (aunque fue general) te sea de utilidad, y quedo a tus ordenes para cualquier duda o aclaración que pueda surgirte.
Muchas, muchísimas gracias! Me has sido de gran ayuda. Sólo una´úñtima cuestión: si tuvieras que definir la misión, ¿cuál sería? ¿Y cuáles son los instrumentos, programas informáticos, documentos... que se utilizan en este departamento? Siento preguntar tanto, pero es que estoy un poco perdida y n oencuentro nada de información! Muchísimas gracias otra vez!
La misión... bien pues, dependiendo de cada empresa hotelera, puede definirse de distintas maneras y en diferentes términos:
"Prestar servicios de calidad a nuestros clientes en cuanto a todos los detalles referentes a sus eventos, desde la planeación, oragnización y operación, hasta el termino de dichos eventos cuidando la calidad, eficiencia y eficacia del nuestros servicios"
La misión responde a la pregunta "qué" entonces esta se formulara en base a lo que se responda,
Instrumentos... bien, pues en cuanto a software, es posible que se apoye en el sistema hotelero que se maneja en recepción, que en muchos hoteles suele ser el miusmo para todos los departamentos, así se trabaja en red y todos tiene la misma información actualizada, hay programas informáticos que ofrecen una gran gama de opciones y de alternativas para el manejo integral de un hotel, en cuanto a documentos, lo básico en papelería, ademas de alguynas formas para reservación y/o bloqueo de fecha, quizá también algún formato para reflejar los depósitos en garantía, también algunos documentos en los cuales se pueda capturar información al momento de que se este dando una cotización, siempre es importante tener datos de contacto con nuestros clientes para poder así, hacer una mejor labor de ventas.
También se pueden incluiuor documentos más generales como, formatos de requisición, recibos, sellos, tarjetas de presentación, etc...
Quedando a tus ordenes nuevamente!
Muchísimas gracias! Me has sido de gran ayuda! Da gusto que haya gente así en el mundo, que sin pedir nada a cambio te presten su ayuda. Muchísimas gracias otra vez y hasta más ver!

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