Fórmulas en exel

Hola, tengo un problema ojala me puedan ayudar. Tengo un cuadro en exel que consta de 5 columnas cuyos rótulos son: de la 1º columna es "nombre de documento", y las siguientes son las "areas" (1,2,3,4 respectivamente) por donte el documento pasa hasta la 5ta columna. Por cada documento que ingreso(ejem :x, y, z), le hago seguimiento digitando la fecha en que paso el documento por cada área ya se a (1,2,3 o 4), claro no debo borrar las fechas que ya he ingresado porque son dato histórico y referencial, bueno la dificultad es que cuando quise saber cuantos documentos pendientes había en cada área no pude obtener respuesta, porque solo estoy aplicando la fórmula "contara" y me cuenta todas las fechas por cada área, y si, pasaron ya, por ejemplo, por el área 1,2, y 3 estos terminan teniendo la misma cantidad de documentos, cuando el transito de estos documentos es distinto, osea, el domento"x" puede estar en el área 2, el documento "y" puede estar en área 4, y el "z" en el área 3, y todos ellos ya muestran sus registros de haber estado en áreas anteriores (fechas digitadas por cada área por donde paso el documento), ayúdenme ...! Necesito la solución para reportar los documentos que tiene cada área en su poder ...
Gracias, por favor envíenme ejemplo si es que me dan las ideas o la solución de la misma.