Subvención por trabajador

Nos vamos a permitir basar la presente respuesta en una consulta que nos hiciste recientemente sobre subvenciones para instalación de cámaras de frío, pues se parte de los mismos preceptos contables de la norma de registro y valoración 18ª del PGC (RD 1514/2007).
Aunque no se haya cobrado aún, el reconocimiento de las subvenciones debe realizarse cuando se hayan concedido por la Administración. Es decir, es especialmente relevante el momento en que la subvención se considera no reintegrable.
La subvención monetaria que indicas se valorará por el valor razonable del importe concedido.
El tratamiento general de las subvenciones es registrarlas como ingresos imputados al patrimonio neto hasta su traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos, de forma correlacionada con los gastos derivados de la subvención. Las subvenciones que tengan carácter de reintegrables se registrarán como pasivos de la empresa hasta que adquieran la condición de no reintegrables.
Pero el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha desarrollado el tratamiento contable de referencia contemplado en la NRV 18ª del PGC para los casos de subvenciones al empleo, concretamente en la consulta número 2, del BOICAC número 82, de junio de 2010, sobre el reconocimiento y tratamiento contable de una subvención recibida por creación de empleo; y anteriormente en la consulta 3, del BOICAC 51, de marzo de 2003.
En base a esta doctrina, el criterio de "no reintegrable" de la subvención y, por tanto, el momento en que se impute como ingresos en el patrimonio neto, dependerá de las condiciones impuestas por la Administración para la concesión de la subvención, concretamente dependerá de la existencia o no de un periodo mínimo de permanencia del trabajador en la empresa (incluso si se subvencionara la contratación indefinida).
Si existiera la obligación de que el trabajador discapacitado permaneciera un periodo mínimo en la empresa, no se reconocerá la subvención inmediatamente en el patrimonio neto (subgrupo 13) sino que, se mantendría como pasivo (subgrupo 17) de forma proporcional y hasta completar el periodo de permanencia. De esta manera, su reconocimiento en el patrimonio neto (cumplidos los requisitos de permanencia) y su traspaso a resultados debería realizarse en el mismo ejercicio y en igual proporción.
Si no existiera ningún requisito de permanencia mínima del trabajador en la empresa, se atendería al resto de obligaciones a cumplir para considerar la subvención como no reintegrable. El criterio de imputación en este caso debería ser el genérico de la NRV 18ª, esto es, su correlación con los gastos que subvenciona.
Los asientos a realizar serían los siguientes poniendo como ejemplo un periodo mínimo de permanencia de 2 años (bajo el PGC):
- Cuando se concede la subvención (01/01/X1):
3.900 (4708) Hacienda pública, deudora por subvenciones concedidas
A Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados (172) 3.900
- Si suponemos que se cobra a 01/07/X1:
3.900 (572) Bancos
A Hacienda pública, deudora por subvenciones concedidas (4708) 3.900
- Y al cierre del ejercicio (31/12/X1) se imputan como ingresos en el patrimonio neto la parte correspondiente de subvención (se habría cumplido el 50% del periodo mínimo):
1.950 (172) Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
A Ingresos de otras subvenciones, donaciones y legados (942) 1.950
1.950 (942) Ingresos de otras subvenciones, donaciones y legados
A Otras subvenciones, donaciones y legados (132) 1.950
- En ese momento también se imputa a resultados la misma parte de la subvención recibida:
1.950 (842) Transferencia de otras subvenciones, donaciones y legados
A Otras subvenciones, donaciones y legados transferidos al resultado del ejercicio (747) 1.950
1.950 (132) Otras subvenciones, donaciones y legados
A Transferencia de otras subvenciones, donaciones y legados (842) 1.950
Finalmente, sólo indicar que si tu empresa sigue le PGC PYMES (RD 1515/2007) la valoración y reconocimiento de la subvención se hace igual, lo que cambian son los asientos, pues al no existir en este Plan los grupos 8 y 9 no se usarían estas cuentas intermedias:
- Cuando se concede la subvención (01/01/X1):
3.900 (4708) Hacienda pública, deudora por subvenciones concedidas
A Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados (172) 3.900
- Si suponemos que se cobra a 01/07/X1:
3.900 (572) Bancos
A Hacienda pública, deudora por subvenciones concedidas (4708) 3.900
- Y al cierre del ejercicio (31/12/X1) se imputan como ingresos en el patrimonio neto la parte correspondiente de subvención (se habría cumplido el 50% del periodo mínimo):
1.950 (172) Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
A Otras subvenciones, donaciones y legados (132) 1.950
- En ese momento también se imputa a resultados la misma parte de la subvención recibida:
1.950 (132) Otras subvenciones, donaciones y legados
A Otras subvenciones, donaciones y legados transferidos al resultado del ejercicio (747) 1.950
Un saludo. Perdona si como consecuencia del verano hemos tardado en darte una respuesta, no obstante espero que te sirva de ayuda.