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Saludos!
Dento del organigrama de un hotel, es posible encontrar el puesto de "jefe de grupos y convenciones", claro que, dependiendo de cada empresa y de sus actividades el departamento puede variar en cuanto a su nombre... en todo caso, el jefe de grupos y convenciones es quien se encarga de establecer contactos y conseguir las reservaciones de los grupos, (claro que si hablamos de convenciones, entonces podremos decir que se enfoca a los grupos grandes). esta persona, es quien se encarga de contactarlos, ofrecer los servicios del hotel y hacerlos atractivos para el coordinador del grupo de manera que este, quede interesado en reservar el mayor número de habitaciones posibles. ´Tendra a su cargo el manejo de tal grupo, desde la solicitud de información, cotizaciones etc. hasta todos los aspectos referentes a la llegada de las personas, desde hacer el bloqueo correspondiente al numero de habitaciones deseadas, verificar lo de los depòsitos en garantía, emitir el memorandum o circular correspondiente haciendole saber a todos los departamentos involucrados sobre la llegada del grupo, en este documento se deberá indicar, ademas de otros aspectos lo siguiente:
-fecha y hora de llegada
-fecha y hora de salida
-numero y tipo de habitaciones (sgl, dbl, tpl, cpl, etc.)
-nombnre del coordinador y/o responsable
-indicaciones en particular para los distintos departamentos
hay muchos otros aspectos que contiene el memorandum o el instructivo de grupo, que variaran en funcion del jefe de convenciones o de quien lo emita.
tambien es importante que, si el grupo va a tener alimentos incluidos a manera de paquete, se haga la inhdicacion a Division cuartos, para que sepa informar al grupo cuando lleguen sobre los detalles de sus alimentos y al departamento de alimentos y bebidas, principalmente si se les ofreció algun platillo o menu de platillos en particular, a fin de que se pueda hacer la requisicion correspondiente al departamento de compras y haya los elementos encesarions para preparar el numero indicado de platillos para todos los comensales.
el jefe de convenciones tambien tendra que estar al tanto de todo lo que sucede con el grupo que ha contratado y tambien debera supervisar los detalles y que puedan surgir con respecto al grupo.
debe existir una coordinacion muy estrecha con Division cuartos, alimentos y bebidas, (cuanbdo proceda) seguridad, etc. con el fin de que el grupo tenga una estancia placentera y se lleve una buena impresion del hotel.
tambien es importante especificar si, pooir ser grupo se les maneja una tarifa preferente o especial, a fin de no cometer errores al momenbto de cargar las tarifas nocturnas y evitar asi problemas posteriores al departamento de contabilidad o a las cajas
siempre se debe tener alguna garantia a fin de poder respetar el bloque de las habitaciones correspondientes, generalmente se le da al coordinador una fecha liomite para garantizar sus habitaciones con el fin de que a su llegada todo transcurra con toda facilidad y se les puedan entregar las habitaciones sin contratiempos.
manjar grupos y en paritcular convencviones es algo muy complejo, mas aun si como empresa es el hotel sede del evento, porque hay muchos otros aspectos a considerar.
espero que esta descripcion (aunque fue general) te sea de utilidad, y quedo a tus ordenes para cualquier duda o aclaracion que pueda surgirte.
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