Como organizar excel
Hola, tengo 9 archivos de excel en una carpeta, y quisiera saber si es mas seguro y mas fácil de trabajar tenerlos
en un solo libro con varias hojas. También haría 2 copias de seguridad para evitar que no errores. Gracias. Cual es la mejor manera de organizarme con excel. Gracias
1 Respuesta
Todo depende de varios factores como: el tamaño de cada uno de los 9 libros, de la cantidad de hojas que tenga cada libro, de la cantidad de Userforms que tenga cada libro y otros detalles, como si se relacionan o no.
Para empezar trataría de unir los que se relacionan frecuentemente, para no tener que estar abriendo y cerrando.
También debieras revisar si hay tareas que quizás se pueden evitar si todo o parte está en 1 solo libro: por ej, si 2 o más libros llenan las mismas bases.
Espero haberte guiado un poco en la toma de decisión. Si aún esto no alcanza dejame más aclaraciones del contenido de cada libro.
Hola, gracias por contestar tan rapido, cada libro o archivo, tiene una hoja, sencilla,
un archivo de ventas, otro de ingresos, etc no entiendo que quieres decir sobre las bases,
la pregunta es, me seria mas fácil trabajar con un solo libro y muchas hojas. gracias.
cual es la manera adecuada de organizarse.
Cuando menciono lo de las bases es por esto: muchas veces tenemos una base de clientes que usamos al realizar una venta, cobro o factura o lo que fuere.
Quizás en otro libro volve´s a tener la misma base y eso se evita cuando la información está en un mismo libro.
Por lo que comentas, parece claro que podes tener un solo libro y allí cada hoja (o las que necesites) con su nombre: ventas, ingresos, etc.
Incluso podrías tener una hoja principal, con un menú de opciones (hay varios métodos para esto: con botones, con hipervínculos a las hojas, etc... si necesitas ayuda deja una nueva consulta con este tema).
Para pasar la información de cada libro:
Abrí un libro en blanco. Abrí 1 de tus libros, por ej Ventas. Selecciná la hoja desde el botón del extremo superior izquierdo (la intersección de Fila y Col) y click en Copiar.
Seleccioná la celda A1 de tu libro nuevo y clic en copiar.
Luego asígnale nombre a al hoja y te pasas a la hoja siguiente (o insertas nuevas hojas) para copiar el resto de tus libros.
Si alguno tiene macros tendrás que copiarlas también, Y aquí ya hay más detalles que te lo explicaré si me confirmas que los libros contienen código. No olvides comentarme qué versión Excel estás trabajando.
ok, perfecto, la version es 2003, no hay macros ni nada, como te comente los archivos son muy sencillos, como quien dice de informacion , pero importantes, alguna vez he tenido algun alchivo que no se abria y he tenido que cambiarle el nombre, teniendo solo un libro es mas seguro que no tengre errores ??. lo de tener una hoja principal con opciones es interesante, como se hace ?. gracias.
Aunque tengas 9 libros o 1 solo, el riesgo de que alguno se deteriore siempre existe.
Mantené algunas pautas de seguridad, como la de hacer copia cada vez que finalizas la tarea. También activá la opción de respaldo que en esa versión creo está en menú Herramientas, Opciones.
Y para que al guardar se guarden también 2 copias, agregá este código. Entrá al Editor de macros (menú Herramientas, Macros, o con el atajo de teclado: Alt y F11).
Allí seleccioná con doble clic el objeto ThisWorkBook (o Este Libro) en el panel a tu izquierda, y copiá esto:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
ruta = ThisWorkbook.Path
nombre = "CopiaLibrox_" & Format(Date, "yymmdd") & ".xls"
ActiveWorkbook.SaveCopyAs ruta & "/" & nombre
ActiveWorkbook.SaveCopyAs ruta & "/Copia_" & nombre
End Sub
La ruta es la misma que el libro activo, podes reemplazarla por algo como esta:
ruta = "C:\Users\Elsa\Copias"
El nombre ajustalo al que sea más apropiado para tí. Lo mismo la 2da copia.
PD) Para resolver el tema de las opciones para ir a cada hoja, dejá una nueva consulta en el tablón una vez finalizada ésta y con mucho gusto te seguiré respondiendo.
