Cuadro de lista

La primera parte de la pregunta no la entendí. ¿Eso de QUE ocultar?
La segunda parte, cre que si. Mira desde access podes crear una lista con los reportes que tienes accediendo a la base desde DAO. Tienes que establecer la conexión abrir el objeto que los contiene y recorerlos a los items.
Te pego abajo una función que hice hace mucho tiempo con el objeto de ingresarle parte del nombre del reporte y me devuelva en un Recordset todos aquellos que pasen la condición. Tomando esto como ejemplo no deberías tener problemas con lo tuyo que básicamente es lo mismo pero sin condición.-
Public Function busca_inf(ByVal str_inf As String)
'1998 - Alejandro Zerdán Bremme
'funcion de busqueda de reportes
'Access
Dim v_n As String
Dim rs As ADODB.Recordset
Set rs = New ADODB.Recordset
Dim str_cte As String
rs.Fields.Append "Nombre", adChar, 40
rs.Fields.Append "creada", adDBDate
rs.Fields.Append "modificada", adDBDate
rs.Open
Dim mydb As Database, x As Integer
Set mydb = CurrentDb()
For x = 0 To mydb.Containers("reports").Documents.Count - 1
v_n = mydb.Containers("reports").Documents(x).Name
Debug.Print v_n, x
If InStr(1, v_n, str_inf, vbTextCompare) Then
Debug.Print v_n, x
rs.AddNew
rs!nombre = Left(v_n, 40)
rs!creada = mydb.Containers("reports").Documents(x).DateCreated
rs!modificada = mydb.Containers("reports").Documents(x).LastUpdated
agrega rs!nombre, rs!creada, rs!modificada, "."
End If
Next x
If rs.RecordCount > 0 Then rs.Update
Set rs.ActiveConnection = Nothing
Set busca_inf = rs
Set mydb = Nothing
End Function