Macro fecha del sistema

Hola Elsa
Otra vez yo, tengo una nueva consulta hace un tiempo me pidieron apoyo para el área de recepción y atención a clientes, lo que querían era que la recepcionista registrara al cliente a su llegada con sus datos personales y a que asunto iba, pero que la hora fuera tomada del sistema en forma automática, cuando le tocara turno con el ejecutivo de igual manera la recepcionista registrara con que ejecutivo paso el cliente y debía registrar la hora automáticamente, de la misma forma cuando el cliente se retirara se registrara en forma automática la hora de salida, todo esto para poder obtener los tiempos de cada ejecutivo y determinar cuantas personas atiende cada uno, cuanto tardo con cada uno y en que tramite, cuanto espero cada person ay en que tramite, etc, etc, y obtener reportes por día, por semana y por mes, diseñe los reportes, el catalogo de asuntos a atender, pero no logre que la fecha fuera automática, ya que usando la función ahora()cambiaba también la que ya se había registrado, por lo que se hace manual, también lo ideal hubiera sido que cuando el ejecutivo terminara de atender desde su terminal avisara que estaba libre, pero era mucho para mis conocimientos por lo que se sigue haciendo en forma verbal, las preguntas son: ¿Hay forma de lograr que la hora sea en forma automática?, ¿Hay forma de que el ejcutivo avise desde su terminal que esta libre?,
¿Tu qué hubieras sugerido para cubrir el requerimiento?