Comunicando Excel y Access

Lo que pides es fácil y complejo al mismo tiempo. Depende muy mucho de la instalación de Software y Hardware que tengas para cada usuario. Si partimos de la base de que usas red local, te sugiero que acudas a la ayuda de Excel y en el apartado Answer Wizar, teclees "What you need to create Visual Basic macros that retrieve external data". Sigue los pasos uno a uno. Tendrás que instalarte el "Data Access Objects for Visual Basic" si es que no lo tienes ya. Evidentemente cada usuario tendrá que tenerlo instalado.
De todos modos..¿No es más fácil instalarles ACCESS a todos?.
En cuanto a la versión de Access que utilices, dependerá de la versión de Office que dispongan los usuarios. Date cuenta que los drivers / librerías ( los puñeteros DLL's )son diferentes. La solución es homogeneizar a todos o ser tu, como gestor/administrador, el que decida una versión u otra según la mayoría. Empieza por recopilar datos en cuanto a tipos de software instalados.
Por último, aunque tanto Excel como Access permiten realizar la mayoría de funciones que un usuario pueda necesitar, te recuerdo la finalidad de cada una de ellas. Excel está pensado más como gestión de Cálculos, estadísticas, gráficos, etc y no es conveniente que se utilice como base de datos salvo que seas un Usuario Avanzado y domines conceptos de programación. Sin embargo, con Access puedes usar Hojas de Cálculo de Excel como si fuesen tablas vinculadas. Bueno, espero haberte orientado al menos. Si te ves muy perdido, contacta conmigo y te proporciono mi teléfono para que charlemos. Un Saludo y... SUERTE.