Como hago una base de datos en excel

La construcción de una base de datos en MS Excel, aparentemente, es una tara sencilla.
Será cuestión de elegir una hoja e ingresar los datos de manera organizada.
Pero, precisamente, este último punto es vital para que tu base sea realmente útil.
Este es, sin duda el primer paso: Planificación
Significa tomarse unos minutos para identificar cuál es el propósito de la base y luego que campos (columnas) serán necesarios para lograrlo.
En ese sentido, si la base fuese a ocuparse como un catálogo, es decir un directorio de datos a identificar con un código, este dato debe estar ubicado como primera columna.
Así, si podrás utilizar una función BUSCARV (en otra hoja o en la misma) para traer los datos relacionados ingresando solamente el código.
Al identificar tales campos tendrías que ver si algunos de ellos pueden ser manejados a través de una base auxiliar relacionada. Así, por ejemplo, si tuvieran bienes en distintas ciudades podrías sólo ingresa el códico de tal ciudad y tener una tabla aparte que vincule cada código con su respectivo nombre.
Esto lleva a otro concepto, cada tabla debe contener conceptos o campos relacionados a destino de la misma. i.e. La base de Bienes de una empresa, no tiene porqué tener datos vinculados al personal de la misma.
Tratándose de una base en MS Excel deberás definir qué hacer con los campos calculados. Según la frecuencia de uso, puedes crear un campo que tenga una fórmula que opere sobre otros datos de la base o no incluirla y que tal cálculo se haga a requerimiento, fuera de la base de datos.
Por ejemplo, si en tu otro hoja tuvieras que calcular depreciaciones de activos, un dato inevitable es la fecha de ingreso a patrimonio del bien. En cambio, la antigüedad del bien (lapso entre la fecha de incorporación y la que se reporte) puede ser otro campo o puede ser calculada "por fuera" cuando fuese necesario utilizando la fecha actual y el dato de fea de inicio del bien consultado.
En general, es importante -para su operación posterior- que cada columna tenga un titulo único y que identifique claramente cuál es su contenido.
Para ordenarla, para filtrarla o para la construcción de una Tabla dinámica resulta muy útil contar con títulos claros y diferentes entre sí.
Otro aspecto que ayuda al momento de relacionarla con otra hojas es definir un nombre para el rango que ocupa (o pudiera ocupar) la base de datos.
Para esto selecciona el rango de la base (o uno mayor, si esperas agregar más datos) y presiona Ctrl + F3
(esto muestra la pantalla de Insertar | Nombre | Definir)
En la casilla de nombre ingresa alguno que luego identifiques fácilmente, por ejemplo: BaseProductos
Una vez terminado el diseño y carga de datos en la base, revisa los datos que pudieran estar duplicados...
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Para relacionarla con otras hojas existen distintas funciones.
Ya te mencioné la popular BUSCARV que te permite obtnere datos de esa base en función de una clave de identificación.
Pero hay otras que efectúan cálculos sobre sus datos, como por ejemplo BDSUMA que permite sumar datos en función de criterios.
Pero, sin lugar a dudas, una herramienta típicamente vinculada con las bases de datos es la denominada TAbla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos.
Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado.
Para armarla, sigue los siguiente pasos:
1. - Es necesario que cada columna tenga un titulo único Selecciona tu lista desde esta primera fila (títulos) hasta el último registro en ella. Continúa resaltando este rango para que futuros registros (if any)se incluyan en la Tabla dinámica.
Mantenla seleccionada.
2. - Pulsa el botón en "Datos" encontrado en la barra del menú principal y selecciona "Asistente de tabla dinámica".
3. - Una ventana pide seleccionar la fuente de los datos. Marca "Lista o base de datos de MS Excel".
4. - Si hubieras dejado tu rango seleccionado, se asumirá ésta como la base de datos fuente. En caso contrario, puedes seleccionar el área en este paso.
5. - Si tienes una versión de Office 97 se mostrarán los títulos de las columnas en el próximo paso. Si no pulsa el botón "Diseño" que aparece después Verás por ejemplo:
Ciudad
Calle
Lote
N°De Casa
6. - El próximo paso depende de ti, porque esto es muy "personalizable". Sólo tienes que arrastrar etiquetas al área donde quieres que ellas sean mostradas.
Por ejemplo:
- Arrastra la etiqueta "N°de Casa" al área de FILAS.
- Arrastra la etiqueta "Ciudad" al área de los DATOS
Escoge a operador de la "Contar".
(Nota: otras funciones posibles sobre campos numéricos son:
Suma
Promedio
Min
Max
Producto
Contar Números
Desvest
Desvestp
Var
Varp)
Presiona el botón "Siguiente"
7. - Selecciona dónde poner la tabla dinámica (puede ser en una hoja nueva) y aprieta el botón del "Terminar".
Así conseguirás una tabla donde podrás seleccionar el NOMBRE y debajo
mostrará algo así:
N°De Casa - Contar de Ciudad
y bajo ellas resultado que buscabas...
Como notarás, José, tu pregunta bien podría dar lugar a varios capítulos de un libro de base de datos, pero creo que estos conceptos te serán útiles.
He tratado de ser lo más amplio posible para ayudarte en este comienzo.
Desconozco si existe algún manual específico de bases de datos en MS Excel, pero puedes buscar en los siguientes sitios:
http://www.aulaclic.org/excel2000/f_excel2000.htm
http://www.manualesgratis.com/
http://64.226.188.26/sivnetwork-www/cursos_gratis/excel
www.abcdatos.com (manual?)
www.softonic.com (manual?)
http://www.vcd.cl/tombrad/pcasual/cursos.html
http://www.kayodeok.btinternet.co.uk/favorites/kbofficeexcelhowto.htm
http://213.130.38.61/sivnetwork-www/cursos_gratis/excel/excel.htm
- Ingresa al sitio www.porloschicos.com y, si quieres,
presiona el botón de donación (es gratis).
Confío en que lo harás.