Donde poner un proceso y luego invocarlo desde distintos elementos, en un determinado formulario

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Espero me puedan ayudar y voy al grano: Tengo la siguiente tabla: La consulta debe arrojar el siguiente resultado: También quisiera conocer cómo se puede hacer la consulta en Access. Agradezco la solución o idea que me puedan brindar.
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Mandar mail HTML

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