¿Cuál seria la operativa de caja correcta?

Cuando manejamos dinero en efectivo, cual seria la operativa a seguir para que todo este correctamente, cuando pagamos una factura en efectivo, seria necesario rellenar el recibí como que se ha pagado en efectivo, con la firma de la otra empresa, o con poner en contabilidad que se ha pagado por caja y el asiento correspondiente seria suficiente.

Muchas veces cuando hacen algún viaje, se le paga 0.19 céntimos km, y esas cantidades, las tengo en una tabla de excel,, para tener el detalle correspondiente, cual seria la forma más correcta de llevar dicha operativa.