Cómo puedo crear una cuenta compartida con varios usuarios y solicitar permisos antes de enviar

Hola Experto,

No estoy seguro de que lo que quiero hacer sea posible o no, pero se trata de esto:

Un grupo de personas tiene una web con acceso publico mediante un formulario de registro con cuyos datos han ido creando una base de datos.

El asunto es que cuando algún miembro del grupo quiera usar esa base de datos para enviar cualquier notificación, desde una cuenta compartida entre todos ellos, quieren que se obtenga antes el permiso de todos y cada uno de sus integrantes, y hasta que no den todos su OK que se no pueda enviar dicho correo.

Lo quieren así para que no se haga un mal uso de dicha BBDD por parte de alguno de los miembros del grupo.

Muchas gracias de antemano,

GOLFENDER