Planificación de una base de datos de correspondencia

Buenas estimados

Me encuentro desarrollando una pequeña base de datos para llevar el control de la correspondencia en mi oficina, pero tengo un problema, las correspondencia pueden contener usuarios que voy a necesitar consultar sus movimientos. También pueden llegar comunicaciones que no tienen enlazado usuarios. Tengo una tabla correspondencia donde se almacena la información del requerimiento y una tabla usuario donde se guardan sus datos personales y laborales, al llegar una correspondencia necesito agregar varios uno o varios usuarios a las vez.

Actualmente tengo un formulario de usuario y un subformulario de correspondencia, y acada usuario debo colocarle la información de la correspondencia ( algo tedioso) necesito poder agrupar ( es como decir todas estas personas viene en este oficio) teniendo que escribir solo la información una vez.

Trate de explicarme lo mejor posible, espero su ayuda y muchas gracias