Rellenar campos automáticamente en Access si coinciden

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Tengo una base de datos, en la que necesitaría enviara el formularioactual a la dirección correspondiente, el problema es que me manda todos los datos, habría alguna forma de que solo me mandara los registros que veo en pantalla
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Tengo la siguiente tabla También ingrese a alas propiedades del cuadro combinado y le di en TOTALES Agrupar por, pero nada
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Rellenar campo con registro anterior

Estoy importando un txt a una tabla de access pero le tengo que hacer unos arreglillos para que me sea útil. El txt sería más o menos así: Autorizado fecha importe 123 2013/02/18 200,00 2013/01/15 145,32 2013/01/10 342,34 431 2013/01/02 234,23 532...
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