No puedo validar registro antes de abrir formulario

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Como se puede Crear un correo electrónico de cumpleaños automatizado. Osea en un formulario tengo una lista de los cumpleaños del mes al darle clic a uno de ellos me envíe otro formulario o informe por correo dando felicitaciones
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Te escribo para consultarte sobre una peculiaridad: tengo una bd en red; luego tengo una tabla en cada equipo vinculada a una tabla en esa bd en red. La consulta es, ¿Se puede actualizar (no copiar) los datos? O sea, no deseo que se repitan datos.
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