Como dar alarmas actualizadas por fecha

Tengo que elaborar un programa de lubricación donde se vaya agregando la información, de que fecha se elaboro, cuanto tiempo tardo, si fallo por lubricación, que fecha fue, y mas datos pero con base a esas fechas de falla se vaya actualizando para que se lubrique antes de el tiempo de su ultima falla y que de una alerta de que maquinas se van a lubricar ese día dependiendo de los reportes