Modulo de búsqueda por valores diferentes

Hola chicos, tengo esta bronca tengo una papelería chica y quisiera llevar el inventario, actualmente cuento, pero tengo que capturar mucha cada vez, entonces cree una lista con todo pero en algunos casos coincide mucho, por ejemplo en papeles hay muchos pero a su vez estos traen mas por ejemplo, en papel tenemos varios como crepe, china, lustre y a su vez estos en diferentes colores de modo que tengo varias filas con casi la misma información y que solo cambia por ejemplo el color, lo necesito asi para saber específicamente que color surtir, ahora bien a la hora de descontar batallo para hacerlo entonces me gustaría un modulo en el que le pueda poner una información u otra por ejemplo en el caso de los papeles solo crepe, que los datos que coincidan automáticamente se pongan y los que falten se cree algo asi como las listas de validación que solo aparezca lo que falte, y asi poder capturarlo, ademas de que me permita copiarlo a una hoja donde aparezca la fecha para poder saber cuanto vendí. Espero haberme explicado y espero contar con su ayuda, si necesitan les mando el documento.