Guardar archivos en una base

EH visto una macro que quisiera emplearla en mi trabajo. Se realiza un reporte y ese reporte se va archivando y va enumerandose. Y si quiero revisar un reporte solo indico el reporte que quiero ver y me aparece la informacion que ingrese en sus momento. Como se hace eso no conozco el programa Visual basic me encantaria que me explicara de una forma una persona que no conoce nada de programación lo pueda hacer.
Gracias.