Lotus notes

Mira acabo de iniciarme a lotus notes y hay una cosa que no entiendo no se si es que no se puede hacer.
En principio en una base que me creo decido crear un formulario para enviar por correo interno a otros usuarios. Ese formulario es solo una serie de campos, los típicos nombre, apellidos etc.
Pues bien no se como enviarles ese formulario vacío para que ellos me lo rellenen y me lo envíen rellenado, ya que no es un archivo que pueda anexar, ¿cómo lo hago? Ademas me gustaría que una vez rellenado ellos pudiesen guardarlo de algún tipo para que cuando yo los reciba pueda almacenarlos y reconocerlos por su nombre (como si fueran archivos).
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Es una pregunta amplia... es que no se si te he entendido muy bien. Dime cual es la finalidad, la funcionalidad de lo que quieres hacer y así podre ayudarte mejor.
Pero bueno ya puestos te hablo un poco. Si he entendido lo que me has dicho, lo normal seria crear una bd a la que puedan acceder los usuarios, Allí tengan el formulario, lo rellenen y le den a un botón para enviártelo.
PAra notes un documento de correo es un documento más, solo que tiene unos campos específicos que han de estar rellenados para que se puedan enviar (mediante lotusscript o funciones @), el subject, el sendto, (si te interesa te digo los que necesitas y que es cada uno).
Kreo k por ahi pueden ir mas o menos los tiros, pero si me explicas la utilidad final te podre ayudar mejor. Por cierto, ¿k tal andas de lotusscript?, de todas formas para hacer esto no necesitas saber mucho, ademas kopiar y pegar es muy util :), asi k me dices.
G0lfingeR
Algo asi habia oido, pero no quiero crear una base de datos en el servidor y que los usuarios acudan a él para rellenar el formulario entre otras cosas porque cualquiera podria entrar sin avisarme. Preferiría crear la base en local y enviarles el formulario por correo a cada uno. Este formulario debería estar vacío y ellos poder rellenarlo. El formulario es muy sencillo solo tiene tres campos, Nombre, apellidos y departamento. Kiero que ellos me lo rellenen y me lo envien (me da igual el metodo de envio, si hay que hacer un boton de reenviar pues estaría bien). El problema que tengo es que en mi base yo me diseño ese formulario vacío pero ¿como lo mando por correo?, ¿solo puedo enviar documentos anexos? ¿Este formualrio no es un archivo verdad? ¿debo enviar la base entera?. Dime como debo hacerlo. de momento lo unico que puedo enviarles es un documento creado (menu crear) a partir del formulario pero claro es una chapuza, ademas eso se envia como parte del texto del mensaje no como un anexo o archivo aparte, ellos lo pueden editar (rellenar sus datos) y devolverlo pero claro eso no deja de ser un mensaje de correo y yo no quiero tener el buzon lleno de mensajes con el formulario de cada uno, voy a querer extraer el formulario y guardarlo en el sitio oportuno.
En el caso de que tenga que crear la base en el servidor tendría que enviarles un correo informándoles de donde esta esa base y eso es lo que no quiero hacer, quiero que la reciban a su buzón directamente cuando yo se la envíe.
Si la única opción es crear la base en el servidor y que ellos accedan a la base de datos tengo otro problema, ¿cómo me entero yo que han entrado y rellenado? ¿Me podrías mandar alguna manera sencilla de que me avise? (Algún botón o algo así, no tengo ni idea ni de lostusscript ni de funciones).
Otra cosa más, esto ultimo de acceder a la base del servidor y crear un documento basado en el formulario ya lo he conseguido, también me he creado una vista para que se visualice el nombre y apellidos de los formularios ya rellenados, la pregunta es:¿Cómo puedo proteger esta información para que nadie, excepto yo o la persona que relleno ese formulario pueda abrir el mismo? Y una ultima cosa ¿cómo puedo evitar que cualquiera que navegue por el servidor descubra esa base de datos y decida entrar?,¿Podría poner algún tipo de contraseña? Solo el que se la sepa (se la habré enviado yo previamente por correo) podrá entrar y rellenar el formulario.
Perdona ya sé que son muchas preguntas, espero no haberte liado y hayas comprendido lo que quiero hacer pero es que el notes me trae de cabeza, esto con Access sería mucho más sencillo, si me apuras incluso con Word creo el formulario y se lo envío por mail y que me devuelvan el formulario relleno pero me gustaría hacerlo exclusivamente con notes. Tengo la impresión de que este programa es una mierda, que solo sirve como agenda y gestor de correo. Dame tu opinión sincera acerca del notes.
Gracias ti@
Vamos pues partes que hay mucho que escribir...
Lo primero, mi opinión sincera de notes. Notes tiene muchas posibilidades, es lo mejor para empresas en plan correos internos, agenda,(como dices), pero para bases de datos internas y todo lo que se entiende por workflow. Tiene sus limitaciones, como todo, pero para los usuarios es cojonudo. El problema es para el desarollador, programar con notes resulta bastante desesperante... Pero bueno, ya veras con el tiempo si te empieza a gustar o consigues odiarlo a muerte.
Comentario, Notes tiene mucha miga tanto de administración(yo se lo justito para desarrollar) como en desarrollo. Deduzco que te ha caído un 'marron' de sin conocer la herramienta tener que hacer cosillas. Vas a necesitar conocimientos básicos de programación(fórmulas por lo menos) y de administración. Así que debieran darte formación o un soporte con alguna empresa que se dedique a notes, sino lo vas a flipar...(pero bueno no quiero ponértelo negro).
Por cierto, ¿sabes programar en algún lenguaje?
Vamos con el problema concreto:
No puedes crear un formulario y enviarlo. La filosofía de notes es formularios como formato externo para visualizar documentos. Los correos son documentos, que se visualizan con un formulario (memo). Un formulario no es más que un elemento de diseño, así que de mandarlo como anexo nada.
LA manera lógica de hacer con Notes lo que tu quieres:
Bueno, yo, crearía una base de datos en el servidor allí los usuarios entrarían a rellenar el formulario. Y le darían a un botón salvar creado por nosotros, ese botón incluiría código de salvar el documento y código que te enviaría un correo a tu cuenta. Típico correo con subject de 'se ha creado un nuevo doc en la base tal'. Y normalmente en el body del correo se incluye un link a ese documento.
Para esto tendrias k krear una accion o un boton en el formulario, e incluirle este codigo Lotus Script:
Dim work as New NotesUiWorkspace
Dim uidoc as notesuidocument
Dim doc as notesdocument
Set uidoc = work.currentdocument
Call uidoc.save
Dim ses as new notessession
Dim bd as notesdatabase
Set bd = ses.currentdatabase
Dim doccorreo as NotesDocument
set doccorreo = bd.createdocument
doccorreo.SenTo = "[email protected]" '''TU DIRECCION DE CORREOOOO
doccorreo.Subject = "Se ha creado un documento en la base de ...blablabla"
doccorreo.TmpDisplaySentBy = "[email protected]" ''kien kieres k salga komo emisor del correo
Call doccorreo.send (False)
Call uidoc.close
(Sigo en la siguiente respuesta)
(Sigo)
Tema de Seguridad: (uff, esto también tiene su cosa para explicarlo si no tienes ni idea de administración notes)
En esto notes es muy bueno. Todas las bases de datos tienen su Lista de Control de Acceso(ACL)(Botón derecho sobre el icono de la base, base de datos, control de acceso..).
Ahí dices quien puede y no puede acceder a la base y si puede acceder como gerente, diseñador, editor, autor, lector, sin acceso (creo que no medjo nada). Así que así controlas quien entra y quien deja de entrar, y que puede hacer cada cual. También se pueden crear roles(grupos) y tengan cierto acceso los de ese rol. Por programación también puedes controlar muchas cosas con los roles, niveles de accesos y demás.
Bueno, nada más, un saludo, si tienes algún problema con esto me dices. Pero en serio te digo que a parte de darte formación deberías tener soporte, si realmente hay interés en que trabajes con esto. (Te van a marear sino). Así que ya sabes llamad a mi empresa para pedir cursillo y contrato de soporte ya, jejejeje, era coña.
(Son 10.000, XD)
Que te sea leve.
Nos vemos.
G0lfingeR

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