Excel y trabajo

Necesitaría crearme mi propio programa de excel; programando mis propias plantillas y no duplicar trabajo, ¿me puedes ayudar?
Carpeta nombre cliente-carpeta 2010-carpeta obra-archivo seguimiento obras
                                                                               Carpeta reparaciones-archivo reparaciones (igual al archivo seguimiento de obras)
Si lo sigo haciendo así dentro de un tiempo será un completo desastre, hasta ahora solo tengo 50 clientes (carpetas) y para ver a quien le trabajado tendré que ir abriendo siempre las carpetas una por una para ver si tengo partes sin facturar.
Hemos dejado de trabajar con un programa especifico de gestión por fallos inexplicables que, por su elevado coste no se puede permitir,
somos una empresa pequeña con las cosas "casi claras" en la forma de trabajar, obviamente tratamos de mejorar.
Nos hemos decidido a utilizar Excel por su flexibilidad pero otra cosa es organizar de la mejor forma posible y sencilla para evitar errores como el facturar partes de trabajo que ya se habían facturado o perder información como nos ha pasado
Espero su información
Podría mandar por privado una copia de plantillas
Muchas gracias