¿Qué fórmula puedo utilizar en Excel para sumar valores a partir de referencias textuales?

He creado una base de datos de los gastos que realizo en mi empresa, aparte estoy elaborando una hoja donde pueda ver de manera discriminada los gastos realizados durante el mes, es decir, salarios, alquiler, vehículos, etc, yo necesito que cada vez que haga un gasto o una compra, este automáticamente vaya a la hoja administrativa sumando a su vez todos esos gastos relacionados, es decir si anexo a mis gastos, gastos de repuestos, automáticamente debería sumar en la cuenta "gastos de vehículo", ¿Cuáles son los pasos a seguir?