Combinar datos de access con outlook

Bastante importante para mi, que tengo con el traspaso de información de access a outlook, me explico:
Tengo una gran base de datos con un campo llamado mail, la idea es después de aplicar determinadas consultas poder enviar un documento a estos mails ya cribados en la consulta. Que yo sepa hay dos modos:
a)Copio y pego los mail en una hoja de calculo con formato Dos CSV, me voy a outlook y en archivo doy a importar/exportar, sigo los pasos hasta que llego al final y me da para meter estos datos separados por comas en (después de yo elegirlo) contactos. Pues bien, si hago esto, me copia cada dirección de mail en un registro diferente (ok) pero no les da nombre, así que no puedo arrastrarlos hasta un grupo de contactos, para mi no es importante que cada mail tenga nombre, sino tener un grupo determinado creado por mi con una serie de mails que yo ya he seleccionado, como te decía antes, mediante una consulta en la base de datos. ¿Existe alguna manera de grabar los mails en el apartado mails de "contactos" y darle un nombre general a todos estos contactos para pasarlos a grupo determinado?
b)Creando como antes un documento CSV, irme a outlook-herramientas-libreta de direcciones-archivo outlook-importar (AQUÍ TENGO OTRO PROBLEMA, YA QUE NO SE ME ACTIVA IMPORTAR/EXPORTA, Y NO PUEDO SEGUIR EL RESTO DE PASOS),¿sabes cómo podría activarlo?
c)¿Existen otra u otras formas de hacer esto? Es decir, introducir en contactos la información (mails) de una base de datos access.
gracias de antemano... Y un saludo